E-Rechnung-Check

Die E-Rechnungspflicht ist eines dieser Gesetze, bei denen die Verwirrung größer ist als die Anforderung. "E-Rechnung" klingt nach "Rechnung per E-Mail", ist aber etwas völlig anderes: strukturierte XML-Daten nach der europäischen Norm EN 16931, die ein Buchhaltungsprogramm automatisch verbuchen kann. Eine PDF ist keine E-Rechnung - auch nicht mit Stempel, Unterschrift und bestem Willen.

Der E-Rechnung-Check hat zwei Modi. Anzeigen und prüfen: Du öffnest eine Rechnung (XML oder PDF, maximal 5 MB) und siehst sie wie eine normale Rechnung, mit Absender, Empfänger, Positionen, Umsatzsteuer, Summen und Bankverbindung, zum Drucken oder Speichern als PDF. Eingebettete Anhänge lädst du einzeln herunter, das XML kannst du dir auf Wunsch ansehen. Dazu sagt dir das Werkzeug, was du da hast - eine XRechnung in UBL- oder CII-Syntax, eine ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML, oder eben nur eine schöne PDF ohne Maschinenlesbarkeit. Dahinter arbeitet derselbe Parser, der auch den E-Rechnungs-Eingang des Rechnungssystems auf Werkzeu.ge antreibt: Er liest CII und UBL, zieht das XML aus PDF/A-3-Dateien und prüft Struktur, Rechenwege und Profil gegen EN 16931. Das alles läuft in deinem Browser: Die Datei wird nicht hochgeladen.

Der Bereit-Check: Fünf Fragen - Empfang, Ausstellung, Umsatzgrenze, Kleinunternehmer-Status, Buchhaltung - und du bekommst eine ehrliche Einschätzung statt einer Verkaufsbroschüre. Wer nur empfangen können muss, dem sagen wir das. Wer ausstellen muss, bekommt seinen Termin (01.01.2027 oder 01.01.2028) und einen konkreten Weg dorthin. Die Fragen werden komplett in deinem Browser ausgewertet, es verlässt nichts dein Gerät.

Zum Zeitplan, weil er ständig durcheinandergeworfen wird: Seit dem 01.01.2025 gilt die Empfangspflicht für alle Unternehmen im B2B, ohne Umsatzgrenze. Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 01.01.2028 alle. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit - empfangen können müssen sie trotzdem. In der Übergangszeit (2025 und 2026 für alle, 2027 nur bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz) geht weiter Papier, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. B2C ist von alldem nicht betroffen.

Ein Wort zur Ehrlichkeit, weil uns das wichtig ist: Der Datei-Check ist eine Plausibilitätsprüfung - Struktur, Arithmetik, Profil-Erkennung. Er ist keine offizielle KOSIT-Validierung mit Schematron-Regeln und XSD-Schema. Wenn eine formale Validierung erforderlich ist, nutze zusätzlich den offiziellen KOSIT-Validator. Wir sagen dir das lieber vorher als im Kleingedruckten.

Und wenn der Check ergibt, dass du handeln musst? Dann führt der Weg fürs Ausstellen zum Rechnungssystem auf Werkzeu.ge: Es schreibt XRechnung und ZUGFeRD von Haus aus und unterstützt Nummernkreise, Festschreibung, Prüfpfad, Mahnwesen und DATEV-Export. Diese technischen Bausteine ersetzen nicht die Prüfung deines gesamten Buchführungs- und Aufbewahrungsprozesses. Das Rechnungssystem ist Teil des Plus-Tarifs (16,99 € im Monat oder 169,90 € im Jahr, inklusive MwSt.). Bis zum 15. Dezember 2026 gibt es gestaffelte Gründerpreise - je früher du einsteigst, desto günstiger, und dein Einstiegspreis bleibt, solange dein Abo läuft. Der Check selbst bleibt kostenlos.