ZUGFeRD-Embedder

Die E-Rechnung ist in Deutschland keine Zukunftsmusik mehr. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht zum Ausstellen kommt gestaffelt: ab 2027 für größere Umsätze, ab 2028 für alle. Eine PDF, die nur wie eine Rechnung aussieht, reicht dann nicht mehr. Es braucht maschinenlesbare Daten. Genau die erzeugt und prüft dieser Embedder.

ZUGFeRD und Factur-X sind das hybride Format: ein ganz normales PDF, das ein Mensch lesen kann, mit einer eingebetteten XML-Datei, die eine Maschine liest. Beides zusammen in einem PDF/A-3, dem Archivformat, das Anhänge erlaubt. XRechnung ist die reine XML-Variante, die deutsche Behörden im B2G-Verkehr verlangen, mit der Leitweg-ID als Adressierung. Beide folgen der europäischen Norm EN 16931, die festlegt, welche Felder eine E-Rechnung enthalten muss.

Der Einbetten-Tab macht aus deinem vorhandenen PDF eine E-Rechnung. Du ziehst das PDF hinein und lieferst die Rechnungsdaten - entweder über ein kleines Formular, das die XML für dich baut, oder indem du eine fertige XML-Datei hochlädst. Der Embedder assembliert daraus ein PDF/A-3, das die XML als eingebetteten Anhang trägt, mit den korrekten Metadaten, damit Rechnungsprogramme sie auch finden. Die eigentliche PDF/A-3-Montage braucht serverseitige Krypto, der Rest bleibt bei dir.

Der Prüfen-Tab ist die andere Richtung. Eingehende E-Rechnungen sehen für dich erst mal aus wie jede andere Datei, aber ob die XML wirklich stimmt, siehst du nicht mit bloßem Auge. Der Checker liest die CII-XML und prüft das Wesentliche: Ist das Profil (BASIC, COMFORT, EXTENDED, XRechnung) im URN korrekt angegeben? Sind die rechtlich unverzichtbaren Elemente da - Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Käufer, Positionen, Ländercodes? Und stimmt die Rechnung rechnerisch: Ergeben Positionssummen, Steueraufschlüsselung und Gesamtsummen ein konsistentes Bild, auf den Cent genau?

Ehrlich bleiben ist wichtig: Der Prüfer ist ein pragmatischer Struktur- und Rechenweg-Check, keine vollständige Schematron- oder KOSIT-Validierung. Er fängt die häufigen und teuren Fehler ab - fehlende Pflichtfelder, falsches Profil, Summen, die nicht aufgehen, und bei XRechnung die Zusatzpflichten wie Buyer Reference und Verkäuferkontakt. Für die letzte Meile vor dem Einreichen bei einer Behörde bleibt der offizielle KOSIT-Validator die Referenz. Aber für den Alltag fängt dieser Check das meiste ab, bevor es die Buchhaltung tut.

Alles läuft datensparsam. Die Prüfung passiert regexbasiert direkt im Browser, ohne dass deine Rechnungsdaten irgendwohin wandern. Kein Konto, keine Cloud, keine Rechnung, die woanders liegen bleibt. Ob du also ein altes PDF fit für die E-Rechnungspflicht machst oder eine eingehende Rechnung vor dem Buchen absicherst - der Embedder deckt beide Enden der E-Rechnungs-Kette ab.