Rechnungssystem

Rechnungen schreiben ist in Deutschland kein kreativer Akt, sondern eine Pflichtübung mit Fallstricken. § 14 UStG schreibt vor, was draufstehen muss: vollständiger Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Menge und Art der Leistung, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag. Vergisst du eine Pflichtangabe, ist der Vorsteuerabzug deiner Kundschaft in Gefahr - und die ruft dann an. Das Rechnungssystem kennt diese Pflichtangaben und hält dich davon ab, sie zu vergessen.

Der kostenlose Schnell-Generator ist der Einstieg. Du tippst Empfänger, Positionen und deine Bankverbindung ein und bekommst eine fertige PDF-Rechnung nach DIN 5008. Trägst du deine IBAN ein, landet automatisch ein SEPA-QR-Code auf der Rechnung, den deine Kundschaft mit der Banking-App abscannt und in Sekunden überweist. Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Reverse-Charge, Stornorechnung, Gutschrift nach § 14 Abs. 2 UStG - die typischen Fälle sind als Presets hinterlegt, damit du nicht raten musst. Das alles läuft client-seitig im Browser, ohne dass ein Konto nötig ist.

Die volle Suite hebt das Ganze auf Betriebsniveau. Statt Einzeldokumenten bekommst du eine echte Belegkette: aus einem Angebot wird per Klick eine Auftragsbestätigung, daraus ein Lieferschein, daraus die Rechnung. Positionen und Kundendaten wandern mit, du tippst nichts doppelt. Kundenstamm und Artikelstamm füllen sich von selbst, offene Posten und Zahlungseingänge hast du im Blick, und das Mahnwesen mit Zahlungserinnerung und Mahnstufen läuft auf Wunsch teilautomatisch.

E-Rechnung ist keine Kür mehr, sondern kommt. Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen im B2B empfangen können, ab 2027/2028 greift die Ausstellungspflicht gestaffelt nach Umsatz. Die Suite erzeugt ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931, also strukturierte XML-Daten fest eingebettet in ein PDF/A-3, das Mensch und Maschine gleichermaßen lesen. Eingehende E-Rechnungen kannst du im Posteingang einlesen und weiterverarbeiten. Für Behördenrechnungen (B2G) gibt es die Leitweg-ID.

GoBD ist der Teil, den die meisten Tools verschweigen. Rechnungen müssen unveränderbar, nachvollziehbar und zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Suite schreibt Rechnungen fest (Festschreibung), vergibt fortlaufende, lückenlose Nummernkreise und protokolliert Änderungen, statt sie einfach zu überschreiben. Für den Steuerberater gibt es den DATEV-Export, damit deine Buchhaltung nicht im E-Mail-Anhang-Chaos versinkt.

Der Rest sind die Dinge, die dir Zeit sparen: wiederkehrende Rechnungen für Abos und Retainer, Abschlags- und Schlussrechnungen für Projekte, CSV-Import für den Kundenstamm, Skonto und Zahlungsziele, Reports über Umsatz und offene Posten. Nichts davon ist Pflicht - du kannst auch einfach nur schnell eine Rechnung schreiben und wieder gehen. Aber wenn dein Laden wächst, wächst das System mit.

Und ja, es bleibt datensparsam, wo es geht. Der Schnell-Generator rechnet im Browser, die volle Suite speichert nur, was für Belegkette und GoBD nötig ist. Keine Rechnung wandert in eine fremde Cloud, damit dir jemand ein Upsell-Banner zeigt. Deine Zahlen gehören dir.