Verarbeitungszweck-Bibliothek

Das leere Feld Zweck der Verarbeitung im Verzeichnis nach Art. 30 ist ein klassischer Stolperstein. Was schreibt man da rein? Und welche Rechtsgrundlage nach Art. 6 passt dazu? Einwilligung, Vertrag, rechtliche Verpflichtung oder berechtigtes Interesse - die Wahl entscheidet über die ganze Verarbeitung. Die Verarbeitungszweck-Bibliothek nimmt dir das Raten ab und liefert fertige, sauber formulierte Bausteine.

Über 30 gängige Verarbeitungszwecke sind erfasst und nach Bereichen geordnet: Personal, Kunden, Finanzen, IT und Marketing. Von der Lohnabrechnung über die Kundenverwaltung und die Buchhaltung bis zum Newsletter und der Zugriffsprotokollierung - für die typischen Fälle des Geschäftsalltags findest du einen fertigen Eintrag, den du direkt übernehmen oder als Vorlage nutzen kannst.

Zu jedem Zweck gehört die passende Rechtsgrundlage nach Art. 6 - mit einer Erklärung in Klartext, warum gerade diese greift. Wer schon einmal überlegt hat, ob eine Verarbeitung auf Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b) oder berechtigtem Interesse (lit. f) beruht, weiß, wie hilfreich eine begründete Einordnung ist. Besondere Datenkategorien nach Art. 9 sind eigens gekennzeichnet, weil sie strengeren Regeln unterliegen.

Jeder Eintrag liefert mehr als nur den Zweck: die typische Aufbewahrungsfrist, die betroffenen Datenkategorien und Personengruppen, konkrete Beispiele aus der Praxis und den Verweis auf die rechtliche Fundstelle. So kannst du einen Eintrag direkt in dein Verarbeitungsverzeichnis übertragen, ohne jedes Feld einzeln zu recherchieren. Verwandte Zwecke sind verlinkt, damit du das passende Gegenstück schnell findest.

Verschiedene Ansichten machen die Bibliothek zum Werkzeug statt zur bloßen Liste: Durchsuchen und Filtern nach Bereich, eine Detailansicht je Zweck, ein Überblick der Aufbewahrungsfristen und eine Statistik, die zeigt, wie sich die Zwecke auf Bereiche und Rechtsgrundlagen verteilen. Favoriten markierst du für den schnellen Zugriff, und einzelne Angaben lassen sich direkt kopieren oder exportieren.

Die Bibliothek ist eine sorgfältig aufbereitete Nachschlage- und Formulierungshilfe, die dir Arbeit abnimmt und Orientierung gibt. Sie trifft aber keine rechtsverbindliche Aussage darüber, welcher Zweck und welche Rechtsgrundlage in deinem konkreten Fall korrekt sind - das hängt vom Einzelfall ab. Nutze die Einträge als fundierten Ausgangspunkt und lass die Einordnung im Zweifel von einer Datenschutz-Fachkraft bestätigen.