Art. 30 DSGVO Helper

Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss nach Art. 30 DSGVO ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen. Das gilt für den Onlineshop genauso wie für die Physiotherapiepraxis oder den Handwerksbetrieb mit Angestellten. Die Aufsichtsbehörde kann es jederzeit anfordern, und ein fehlendes oder lückenhaftes Verzeichnis ist einer der häufigsten Anlässpunkte bei einer Prüfung. Der Helper nimmt dir die Angst vor dem leeren Blatt.

Für jede Verarbeitungstätigkeit verlangt Art. 30 einen festen Satz Angaben: Zweck der Verarbeitung, Rechtsgrundlage, Kategorien betroffener Personen und Datenarten, Empfänger, geplante Löschfristen, Übermittlungen in Drittländer und die technisch-organisatorischen Maßnahmen. Der Helper legt diese Felder strukturiert vor dich hin, sodass du keine Pflichtangabe vergisst und nichts übersiehst.

Damit du nicht bei null anfängst, bringt das Werkzeug fertige Vorlagen für typische Tätigkeiten mit - etwa Lohnabrechnung, Bewerbermanagement, Kundenverwaltung oder Newsletter-Versand. Jede Vorlage kommt mit vorbelegten Vorschlägen für Zweck, Rechtsgrundlage und Fristen, die du an deinen Betrieb anpasst, statt sie mühsam selbst zu formulieren.

Eine eingebaute Übersicht der Rechtsgrundlagen nach Art. 6 DSGVO erklärt in Klartext, wann eine Verarbeitung auf Einwilligung, Vertrag, rechtlicher Verpflichtung oder berechtigtem Interesse beruht - mit Beispielen, damit du die passende Grundlage sicher wählst. Zu jeder Tätigkeit erfasst du außerdem, ob Daten in ein Drittland außerhalb der EU fließen, was zusätzliche Anforderungen auslöst.

Neben den Tätigkeiten hält der Helper die Stammdaten deines Unternehmens fest: Verantwortlicher, Anschrift, Vertreter und die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, falls du einen benötigst. Diese Angaben gehören zum Kopf jedes Verzeichnisses und stehen so automatisch im fertigen Dokument.

Am Ende erzeugt das Werkzeug ein übersichtliches PDF, das du ausdrucken, ablegen oder der Aufsichtsbehörde vorlegen kannst. Deine Eingaben werden als Entwurf lokal zwischengespeichert, sodass du die Arbeit unterbrechen und später fortsetzen kannst. Wichtig: Der Helper strukturiert deine Angaben und unterstützt dich beim Erstellen, ersetzt aber keine Rechts- oder Datenschutzberatung. Ob dein Verzeichnis im Einzelfall vollständig und korrekt ist, prüfst du am besten mit einer Fachkraft für Datenschutz.