Löschkonzept Generator

Die DSGVO verlangt mit dem Grundsatz der Speicherbegrenzung, dass personenbezogene Daten gelöscht werden, sobald sie nicht mehr gebraucht werden. Was in der Theorie einleuchtet, scheitert in der Praxis oft an einer simplen Frage: Wer löscht eigentlich was, wann und mit welcher Methode? Ohne ein schriftliches Löschkonzept bleibt das Zufall - und Zufall ist bei einer Datenschutzprüfung genau das Falsche. Der Generator gibt dir eine klare Struktur.

Kern des Werkzeugs ist eine Bibliothek typischer Datenkategorien - von Bewerberdaten über Kundenstammdaten und Rechnungen bis zu Bewerbungsunterlagen und Protokolldaten. Jede Kategorie kommt mit vorbelegten Vorschlägen: Rechtsgrundlage, Aufbewahrungsfrist, Löschmethode, Löschauslöser und Verantwortlichkeit. Du wählst die Kategorien aus, die auf deinen Betrieb zutreffen, und passt sie an, statt bei null anzufangen.

Zu jeder Kategorie legst du fest, wie gelöscht wird: physisch, digital oder beides. Ein Papierordner wandert in den Aktenvernichter, ein Datensatz wird sicher aus der Datenbank entfernt, manche Unterlagen beides. Der Löschauslöser sagt, was die Frist in Gang setzt - etwa das Ende eines Vertrags oder der Abschluss einer Bewerbung. Und die Verantwortlichkeit hält fest, wer den Löschvorgang tatsächlich anstößen muss.

Fehlt eine wichtige Angabe oder ist eine Frist unplausibel, weist dich das Werkzeug mit einem Hinweis darauf hin, bevor du das Konzept fertigstellst. So fällt nicht erst bei der Prüfung auf, dass eine Kategorie ohne Frist oder ohne Verantwortlichen dasteht. Neben den fertigen Vorlagen kannst du jederzeit eigene Kategorien anlegen, die es in der Bibliothek nicht gibt.

Mehrere Ansichten zeigen dein Konzept aus verschiedenen Blickwinkeln: die Bibliothek zum Auswählen, die Konzeptansicht mit allen gewählten Kategorien, eine Timeline der Fristen und eine Vorschau des fertigen Dokuments. So behältst du beim Zusammenstellen den Überblick und siehst, wie das Ergebnis am Ende aussieht. Das fertige Konzept lässt sich drucken oder ablegen.

Der Generator strukturiert deine Angaben und liefert eine solide Grundlage, trifft aber keine rechtsverbindliche Aussage darüber, welche Frist oder Löschmethode in deinem konkreten Fall korrekt ist. Aufbewahrungsfristen können sich überlagern und hängen vom Einzelfall ab. Nutze das Werkzeug für die Struktur und die Dokumentation, und lass das Konzept im Zweifel von einer Datenschutz-Fachkraft prüfen.