Serienbrief

Toplu mektuplar, küçük derneklerin, bina yönetimlerinin ve işletmelerin düzenli olarak çaresiz kaldığı bir klasiktir. Adres listesi Excel’de, mektup bir yazı programında ve ikisinin arasında bir yerde posta kodunun baştaki sıfırı, Umlaut’lar ya da hitap kayboluyor. Sonunda kâğıtta “Sehr geehrte Frau ,” yazıyor ve etiketlerin yarısı bir santim fazla aşağıya yapışıyor. Serienbrief bundan üç net adım yapar: alıcılar, mektup, çıktı.

İlk adımda adresleri alırsın. Excel’den, LibreOffice’ten ya da bir dernek programından gelen CSV dosyasını araç esnek okur: noktalı virgül, virgül ya da sekme, tırnak işaretleri, eski Excel sürümlerinden gelen Umlaut’lar, 04109 gibi posta kodlarında kaybolmuş sıfırlar. .xlsx biçimindeki Excel dosyaları da doğrudan olur, işaretlenip kopyalanmış hücreler de. Hangi sütunun ad, soyad, firma, sokak ya da yer olduğunu araç başlıklara bakarak tahmin eder ve kontrol etmen için gösterir. Tanımadığı sütunlar, örneğin üye numarası ya da aidat, kendi yer tutucuları olur.

Werkzeu.ge’de ekiple çalışan çoğu zaman hiç dosyaya ihtiyaç duymaz. Kişiler ve firmalar tek tıkla müşteri kartotekinden, çalışanlar ikamet adresleriyle Personarium’dan gelir. Burada kuruluşunun yetkileri geçerlidir: Orada okuma hakkı olmayan, burada da bir şey almaz ve araç nedenini söyler. Alıcı listesi, tek bir sayfa basılmadan önce çift kayıtları, eksik sokakları ya da yerleri ve beş haneli olmayan posta kodlarını gösterir.

İkinci adımda mektubu bir kez yazarsın. {Vorname}, {Nachname}, {Firma} gibi yer tutucular ya da kendi sütunların her alıcı için değiştirilir. Hitap satırını araç Anrede sütunundan oluşturur: “Sehr geehrte Frau Dr. Weber,”, “Sehr geehrter Herr Kaya,” ya da hitap bilinmiyorsa veya divers yazılmışsa “Guten Tag Kim Berger,”. İlgili kişisi olmayan firmalar “Sehr geehrte Damen und Herren,” alır. Daha sıcak sevenler “Liebe Frau” ya da ad ile hitabı seçer.

Gönderen Amtsprofil’inden ya da kuruluşunun Fakturen’deki fatura göndereninden gelir. Dizgi DIN 5008 Form B’ye göre yapılır: adres alanı yukarıdan 45 milimetre, üstünde geri gönderme bilgisi, sağda bilgi bloğu, kenarda katlama ve delme işaretleri. Böylece her mektup olağan DL ve C6/5 pencereli zarflara uyar. Yurt dışındaki alıcılar için ülke, postanenin istediği gibi son satırda büyük harflerle yazılır. Bir önizleme, basmadan önce her mektubu tek tek gösterir.

Üçüncü adımda neye ihtiyacın olduğuna karar verirsin: yazdırmak için tek bir PDF, alıcı başına ayrı PDF’ler ZIP olarak ya da Aktenschrank’ta Serienbriefe klasörüne kaydetme. Pencereli olmayan zarflar için sayfa başına 24, 21, 12 ya da 8 etiketli dört yaygın A4 biçiminde adres etiketleri, kenar boşlukları, kaydırma ve hizalamak için bir deneme baskısıyla birlikte; ayrıca DL ve C6/5 zarflara doğrudan baskı var. Tüm PDF’ler tarayıcında oluşur. Adresler yüklenmez ve alıcı listesi pencereyi kapattığında kaybolur. Adreslerin DSGVO’ya uygun kullanımından sen sorumlu kalırsın; araç yalnızca mektupları dizer ve hukuki danışmanlığın yerini tutmaz.