Серийные письма

Серийные письма это классика, на которой регулярно отчаиваются небольшие объединения, управляющие жильём и предприятия. Список адресов лежит в Excel, письмо в текстовой программе, и где-то между ними теряются ведущий ноль почтового индекса, умлауты или обращение. В итоге на бумаге стоит «Sehr geehrte Frau ,», а половина наклеек приклеена на сантиметр ниже. Serienbrief превращает это в три понятных шага: получатели, письмо, вывод.

На первом шаге ты загружаешь адреса. Файл CSV из Excel, LibreOffice или программы для объединения инструмент читает терпимо: точка с запятой, запятая или табуляция, кавычки, умлауты из старых версий Excel, потерянные нули в почтовых индексах вроде 04109. Файлы Excel формата .xlsx тоже подходят напрямую, как и выделенные и скопированные ячейки. Какой столбец имя, фамилия, фирма, улица или город, инструмент угадывает по заголовкам и показывает тебе для проверки. Столбцы, которых он не знает, например номер члена или взнос, становятся отдельными подстановками.

Кто работает с Werkzeu.ge в команде, часто вообще не нуждается в файле. Контакты и фирмы приходят одним кликом из картотеки клиентов, сотрудники с домашним адресом из Personarium. При этом действуют права твоей организации: кто там не имеет права читать, тот и здесь ничего не получит, и инструмент скажет тебе почему. Список получателей показывает дубликаты, отсутствующие улицы или города и почтовые индексы без пяти цифр ещё до того, как будет напечатан хоть один лист.

На втором шаге ты один раз пишешь письмо. Подстановки вроде {Vorname}, {Nachname}, {Firma} или твои собственные столбцы заменяются для каждого получателя. Строку обращения инструмент собирает из столбца Anrede: «Sehr geehrte Frau Dr. Weber,», «Sehr geehrter Herr Kaya,» или, если обращение неизвестно или указано diverse, «Guten Tag Kim Berger,». Фирмы без контактного лица получают «Sehr geehrte Damen und Herren,». Кому теплее, тот выбирает «Liebe Frau» или обращение по имени.

Отправитель берётся из твоего Amtsprofil или из адреса отправителя счетов твоей организации в Fakturen. Вёрстка идёт по DIN 5008 Form B: поле адреса в 45 миллиметрах сверху, обратный адрес над ним, информационный блок справа, метки сгиба и перфорации на краю. Так каждое письмо подходит в обычные конверты с окном DL и C6/5. Для получателей за границей страна пишется заглавными буквами в последней строке, как того хочет почта. Предпросмотр показывает каждое отдельное письмо, прежде чем ты печатаешь.

На третьем шаге ты решаешь, что нужно: один PDF для печати, отдельные PDF на каждого получателя в ZIP или сохранение в Aktenschrank в папку Serienbriefe. Для конвертов без окна есть адресные наклейки в четырёх распространённых форматах A4 с 24, 21, 12 или 8 наклейками на лист, с полями, смещением и пробной печатью для выравнивания, а также прямая печать на конвертах DL и C6/5. Все PDF создаются в твоём браузере. Адреса не загружаются, а список получателей исчезает, когда ты закрываешь окно. За законное обращение с адресами по DSGVO (Общий регламент ЕС по защите данных) отвечаешь ты сам; инструмент только оформляет письма и не заменяет юридическую консультацию.