SEPA-Lastschrift-Datei

Die SEPA-Lastschrift ist für Vereine, Vermieter, Handwerksbetriebe und kleine Firmen der bequemste Weg, regelmäßig Geld einzuziehen. Der Haken: Für mehr als eine Handvoll Abbuchungen will die Bank eine Datei im XML-Format pain.008, und die hat strenge Regeln. Ein falsches Zeichen im Namen, eine Prüfziffer daneben oder ein Fälligkeitstag am Karfreitag, und das Online-Banking lehnt die ganze Datei ab. Teure Vereinssoftware oder ein Buchhaltungsprogramm nur für diese eine Datei muss aber nicht sein.

Im ersten Schritt trägst du ein, wer abbucht: Name, IBAN, freiwillig die BIC und die Gläubiger-Identifikationsnummer, die du kostenlos bei der Deutschen Bundesbank bekommst. Das Werkzeug rechnet die Prüfziffer der Gläubiger-ID nach (ISO 7064, Modulo 97) und sagt dir sofort, wenn sich ein Tippfehler eingeschlichen hat. Danach wählst du Basis- oder Firmenlastschrift, den Fälligkeitstag und wie früh deine Bank die Datei braucht. Wochenenden und die TARGET-Feiertage (Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, 25. und 26. Dezember) zählt das Werkzeug nicht mit und schlägt dir den nächsten möglichen Bankarbeitstag vor.

Im zweiten Schritt kommen die Lastschriften dazu: von Hand, aus einer CSV-Datei aus Excel oder deiner Mitgliederverwaltung, oder aus deinen Kunden in Fakturen. Der CSV-Import erkennt Trennzeichen, Anführungszeichen und deutsche Zahlen wie 1.234,56 selbst und ordnet die Spalten nach der Überschrift zu, du prüfst nur noch. Jede IBAN wird geprüft, Umlaute im Namen und im Verwendungszweck werden in den SEPA-Zeichensatz umgeschrieben (aus ü wird ue, aus ß wird ss), und doppelte Einträge, doppelte Referenzen oder ein Mandat, das 36 Monate nicht genutzt wurde, fallen auf, bevor die Bank sie findet.

Im dritten Schritt bekommst du die Datei. Standard ist pain.008.001.08, das Format nach dem aktuellen Regelwerk des European Payments Council und der Anlage 3 zum DFÜ-Abkommen der Deutschen Kreditwirtschaft. Das ältere pain.008.001.02 gibt es für ältere Banking-Programme noch zur Auswahl, die Banken nehmen es aber nur noch bis November 2026 sicher an. Anzahl und Kontrollsumme stimmen auf den Cent, weil das Werkzeug in ganzen Cent rechnet, und Erst-, Folge-, Einmal- und letzte Lastschriften landen automatisch in eigenen Sammlern.

Vor der Abbuchung musst du deinen Kunden Bescheid geben, ohne andere Absprache 14 Kalendertage vorher. Dafür erstellt das Werkzeug für jede Lastschrift eine Vorabankündigung als Brief nach DIN 5008, alle in einer PDF zum Drucken, wahlweise mit Sie oder du. Betrag, Fälligkeitstag, Mandatsreferenz und Gläubiger-ID stehen drin, die IBAN nur gekürzt. Für E-Mails kopierst du den Text. Den letzten Tag für die Vorabankündigung und den Einreichungstag bei der Bank trägst du mit einem Klick in den Fristenwächter ein.

Wichtig: Das Werkzeug prüft Form, Zeichen, Summen und Fristen. Ob du abbuchen darfst, entscheiden dein unterschriebenes Mandat und die Inkassovereinbarung mit deiner Bank. Das ist keine Rechtsberatung, und die Datei geht nirgendwohin, bis du sie selbst im Online-Banking hochlädst und freigibst. Was du eingibst, bleibt in deinem Browser.