Datenschutz-Büro

Datenschutz ist selten schwer, weil ein einzelnes Dokument kompliziert wäre. Es ist zäh, weil so viele Teile ineinandergreifen: Die Datenschutzerklärung verweist auf deine Dienstleister, die Dienstleister brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag, der AVV setzt technische und organisatorische Maßnahmen voraus, und dein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten muss all das sauber abbilden. Das Datenschutz-Büro legt diese elf Werkzeuge nebeneinander, damit du nicht mehr zwischen elf Tabs und drei Vorlagen springst.

Am Anfang stehen die Erklärungen. Der Datenschutz-Generator baut deine Datenschutzerklärung Baustein für Baustein: Kontaktformular, Hosting, Analyse, Newsletter, Social Media. Der Cookie-Richtlinien-Generator erzeugt die dazugehörige Cookie-Tabelle mit Zweck, Anbieter und Speicherdauer, und der DSGVO-Cookie-Banner liefert das Einwilligungsbanner mit echtem Opt-in, das erst lädt, wenn wirklich zugestimmt wurde. Drei Werkzeuge, ein stimmiges Set an Texten für deine Website.

Sobald externe Dienstleister ins Spiel kommen, brauchst du Verträge. Der AVV-Generator erstellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, den du deinen Auftragsverarbeitern vorlegst oder von ihnen gegenzeichnen lässt. Der TOMs-Generator dokumentiert daneben deine technischen und organisatorischen Maßnahmen, also Zutrittskontrolle, Verschlüsselung, Berechtigungen und Backups, in einer Struktur, die eine Aufsichtsbehörde sofort wiedererkennt.

Das Herzstück jeder DSGVO-Dokumentation ist das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30. Der Art.-30-Helfer führt dich Verarbeitung für Verarbeitung durch: Zweck, Rechtsgrundlage, Kategorien betroffener Personen, Empfänger, Löschfristen. Die Verarbeitungszweck-Bibliothek liefert dir fertige, formulierte Zwecke und passende Rechtsgrundlagen, die du mit einem Klick ins Verzeichnis übernimmst, und im Arbeitsbereich führst du deine Auftragsverarbeiter mit ihrem AVV-Status an einem Ort - damit du auf einen Blick siehst, wo noch ein Vertrag fehlt.

Wo Risiko im Spiel ist, kommt die Datenschutz-Folgenabschätzung ins Spiel. Der DSFA-Schnellcheck fragt dich in wenigen Schritten ab, ob deine Verarbeitung wahrscheinlich ein hohes Risiko birgt und damit eine vollständige Folgenabschätzung nach Art. 35 nötig wird. Kein juristisches Gutachten, sondern eine ehrliche Ampel, die dir sagt, ob du genauer hinschauen musst.

Am Ende steht das Löschen, und genau das wird am häufigsten vergessen. Der Löschkonzept-Generator legt fest, wann welche Daten gelöscht werden, mit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen je Datenart. Der Löschfristen-Planer hält die konkreten Löschtermine im Blick und trägt sie in den Fristenwächter ein, von acht Jahren für Rechnungen bis zur zeitnahen Löschung einer abgelehnten Bewerbung. Zusammen sorgen sie dafür, dass Daten nicht ewig liegen bleiben, nur weil niemand an sie gedacht hat.

Ehrlich zur Technik: Einige Werkzeuge rechnen auf unserem Server, zum Beispiel die Textbausteine der Datenschutzerklärung. Dein Verzeichnis nach Art. 30 und deine Löschfristen speichern wir in deinem Konto, damit sie nach dem Abmelden nicht verloren gehen. Die einzelnen Werkzeuge bleiben eigenständig erreichbar, das Büro ist nur die gemeinsame Werkbank obendrauf. Du kannst also jederzeit auch nur ein einzelnes Werkzeug öffnen, ohne die ganze Suite zu brauchen.

Und die ehrliche Ansage vorweg: Das Datenschutz-Büro ersetzt keine Rechtsberatung. Es nimmt dir die stumpfe Fleißarbeit ab und liefert eine verdammt gute Vorlage, aber bei kniffligen Fällen, internationalen Datentransfers oder besonderen Kategorien personenbezogener Daten gehört ein Blick von einer Anwältin oder deinem Datenschutzbeauftragten drauf. Wir sind auf deiner Seite, nicht dein Haftungsschild.