Система виставлення рахунків

Виписувати рахунки в Німеччині це не творчість, а обов'язкова вправа з підводними каменями. § 14 UStG (закон про ПДВ) визначає, що має бути вказано: повне ім'я та адреса обох сторін, Steuernummer (податковий номер) або USt-IdNr. (ідентифікаційний номер платника ПДВ), наскрізний номер рахунку, дата надання послуги, кількість і вид послуги, сума нетто, ставка податку, сума податку. Якщо пропустити обов'язковий реквізит, під загрозою опиняється вирахування вхідного ПДВ твоїми клієнтами, і вони зателефонують. Rechnungssystem знає ці реквізити й не дає їх забути.

Безкоштовна версія це початок, і вона не урізана форма, а той самий редактор, що й у повному наборі. Ти вводиш одержувача, позиції й свої банківські дані та отримуєш е-рахунок ZUGFeRD за EN 16931 у макеті за DIN 5008, один на день, зі світлим логотипом Fakturen внизу кожної сторінки. Якщо вписати IBAN, на рахунку автоматично з'являється код SEPA QR, який клієнти скануватимуть у банківському застосунку й за секунди переказуватимуть гроші. Kleinunternehmer (малий підприємець без ПДВ, § 19 UStG) і reverse charge обираєш як вид податку. Без акаунта можна почати відразу, а з безкоштовним акаунтом додатково зберігаєш своїх клієнтів.

Повний набір піднімає все це на рівень підприємства. Замість окремих документів ти отримуєш справжній ланцюжок документів: із пропозиції одним кліком виходить підтвердження замовлення, з нього накладна, з неї рахунок. Позиції й дані клієнтів переходять далі, нічого не вводиш двічі. База клієнтів і база товарів наповнюються самі, неоплачені рахунки й надходження платежів ти бачиш одразу, а система нагадувань із нагадуванням про оплату й рівнями вимог за бажанням працює напівавтоматично.

Е-рахунок уже не додатковий бонус. З 2025 року кожне підприємство має вміти отримувати е-рахунки в B2B, а обов'язок виставляти їх діє поетапно залежно від обороту: з 01.01.2027 (оборот за попередній рік понад 800 000 євро) і з 01.01.2028 для всіх. Набір створює ZUGFeRD і XRechnung за EN 16931, тобто структуровані дані XML, міцно вбудовані в PDF/A-3, який однаково читають люди й машини. Вхідні е-рахунки можна зчитувати у вхідних і обробляти далі. Для рахунків державним органам (B2G) є Leitweg-ID (ідентифікатор отримувача в державному секторі).

GoBD (принципи належного ведення обліку в електронному вигляді) це частина, про яку більшість інструментів мовчать. Рахунки мають бути незмінними, простежуваними й зберігатися десять років. Набір фіксує рахунки (Festschreibung), присвоює наскрізні номери без пропусків і веде журнал змін замість того, щоб просто перезаписувати. Для податкового консультанта (Steuerberater) є експорт у DATEV, щоб твоя бухгалтерія не потонула в хаосі вкладень е-пошти.

Решта це речі, що економлять час: регулярні рахунки для підписок і ретейнерів, авансові й підсумкові рахунки для проєктів, імпорт CSV для бази клієнтів, Skonto і строки оплати, звіти про оборот і неоплачені рахунки. Нічого з цього не обов'язкове: можна просто швидко виписати рахунок і піти. Але коли твоя справа росте, система росте разом із нею.

І так, дані тут заощаджуються, де це можливо. Безкоштовна версія надсилає дані рахунку на наш сервер у Німеччині лише для створення й не зберігає їх, а повний набір зберігає тільки те, що потрібно для ланцюжка документів і GoBD. Жоден рахунок не потрапляє в чужу хмару. Твої цифри належать тобі.