Löschkonzept Generator

DSGVO (RODO) wymaga w zasadzie ograniczenia przechowywania, żeby dane osobowe były usuwane, gdy tylko przestają być potrzebne. To, co w teorii jest oczywiste, w praktyce często rozbija się o prosty problem: kto właściwie usuwa co, kiedy i jaką metodą? Bez pisemnego Löschkonzept zostaje to dziełem przypadku - a przypadek podczas kontroli ochrony danych to dokładnie to, czego nie chcesz. Generator daje ci jasną strukturę.

Rdzeniem narzędzia jest biblioteka typowych kategorii danych - od danych kandydatów, przez dane podstawowe klientów i faktury, po dokumenty aplikacyjne i dane z logów. Każda kategoria przychodzi z wypełnionymi propozycjami: podstawa prawna, okres przechowywania, metoda usuwania, wyzwalacz usunięcia i odpowiedzialność. Wybierasz kategorie, które pasują do twojej firmy, i dopasowujesz je, zamiast zaczynać od zera.

Dla każdej kategorii ustalasz, jak się usuwa: fizycznie, cyfrowo albo jedno i drugie. Papierowa teczka trafia do niszczarki, rekord jest bezpiecznie usuwany z bazy danych, a niektóre dokumenty wymagają obu. Wyzwalacz usunięcia mówi, co uruchamia termin - na przykład koniec umowy albo zakończenie rekrutacji. A odpowiedzialność wskazuje, kto faktycznie musi uruchomić usuwanie.

Jeśli brakuje ważnej informacji albo termin jest nieprawdopodobny, narzędzie wskaże ci to uwagą, zanim dokończysz koncepcję. Dzięki temu nie wyjdzie dopiero podczas kontroli, że kategoria nie ma terminu albo osoby odpowiedzialnej. Obok gotowych szablonów w każdej chwili możesz dodać własne kategorie, których nie ma w bibliotece.

Kilka widoków pokazuje twoją koncepcję z różnych perspektyw: biblioteka do wyboru, widok koncepcji ze wszystkimi wybranymi kategoriami, oś czasu terminów i podgląd gotowego dokumentu. Dzięki temu przy składaniu zachowujesz przegląd i widzisz, jak na końcu wygląda wynik. Gotową koncepcję można wydrukować albo zapisać.

Generator porządkuje twoje dane i daje solidną podstawę, ale nie składa żadnego wiążącego prawnie oświadczenia, jaki termin albo jaka metoda usuwania jest poprawna w twoim konkretnym przypadku. Okresy przechowywania mogą się nakładać i zależą od sprawy. Używaj narzędzia do struktury i dokumentacji, a w razie wątpliwości daj koncepcję do sprawdzenia specjaliście ds. ochrony danych.