Korespondencja seryjna

Korespondencja seryjna to klasyk, na którym małe stowarzyszenia, zarządcy nieruchomości i firmy regularnie tracą nerwy. Lista adresów leży w Excelu, list w edytorze tekstu, a gdzieś pomiędzy giną zero na początku kodu pocztowego, znaki diakrytyczne albo zwrot grzecznościowy. W końcu na papierze stoi „Sehr geehrte Frau ,”, a połowa etykiet jest przyklejona o centymetr za nisko. Serienbrief zamienia to w trzy jasne kroki: odbiorcy, list, wyjście.

W pierwszym kroku pobierasz adresy. Plik CSV z Excela, LibreOffice albo programu dla stowarzyszeń narzędzie czyta tolerancyjnie: średnik, przecinek lub tabulator, cudzysłowy, znaki ze starych wersji Excela, utracone zera w kodach pocztowych jak 04109. Pliki Excel w formacie .xlsx też działają bezpośrednio, podobnie jak zaznaczone i skopiowane komórki. Która kolumna to imię, nazwisko, firma, ulica czy miejscowość, narzędzie zgaduje po nagłówkach i pokazuje ci to do sprawdzenia. Kolumny, których nie zna, na przykład numer członkowski albo składka, stają się własnymi symbolami zastępczymi.

Kto pracuje z Werkzeu.ge w zespole, często w ogóle nie potrzebuje pliku. Kontakty i firmy trafiają jednym kliknięciem z kartoteki klientów, pracownicy z adresem zamieszkania z Personarium. Obowiązują przy tym prawa twojej organizacji: kto tam nie może czytać, nie dostanie tu niczego, a narzędzie mówi ci dlaczego. Lista odbiorców pokazuje podwójne wpisy, brakujące ulice lub miejscowości i kody pocztowe bez pięciu cyfr, zanim zostanie wydrukowana choćby jedna kartka.

W drugim kroku piszesz list raz. Symbole zastępcze jak {Vorname}, {Nachname}, {Firma} albo twoje własne kolumny są podmieniane dla każdego odbiorcy. Wiersz zwrotu grzecznościowego narzędzie tworzy z kolumny Anrede: „Sehr geehrte Frau Dr. Weber,”, „Sehr geehrter Herr Kaya,” albo, gdy zwrot jest nieznany lub wpisano divers, „Guten Tag Kim Berger,”. Firmy bez osoby kontaktowej dostają „Sehr geehrte Damen und Herren,”. Kto woli cieplej, wybiera „Liebe Frau” albo zwrot po imieniu.

Nadawca pochodzi z twojego Amtsprofil albo z nadawcy faktur twojej organizacji w Fakturen. Skład jest według DIN 5008 Form B: pole adresowe 45 milimetrów od góry, dane zwrotne nad nim, blok informacyjny po prawej, znaczniki zagięcia i dziurkowania na brzegu. Dzięki temu każdy list pasuje do zwykłych kopert okienkowych DL i C6/5. Dla odbiorców za granicą kraj stoi wielkimi literami w ostatnim wierszu, tak jak chce poczta. Podgląd pokazuje każdy pojedynczy list, zanim wydrukujesz.

W trzecim kroku decydujesz, czego potrzebujesz: jednego PDF do druku, pojedynczych PDF dla każdego odbiorcy jako ZIP albo zapisu w Aktenschrank w folderze Serienbriefe. Do kopert bez okienka są etykiety adresowe w czterech popularnych formatach A4 z 24, 21, 12 lub 8 etykietami na arkusz, z marginesami, przesunięciem i wydrukiem próbnym do ustawienia, a do tego druk bezpośredni na kopertach DL i C6/5. Wszystkie PDF powstają w twojej przeglądarce. Adresy nie są przesyłane, a lista odbiorców znika, gdy zamkniesz okno. Za zgodne z DSGVO (RODO) postępowanie z adresami odpowiadasz za to sam; narzędzie tylko składa listy i nie zastępuje porady prawnej.