Löschkonzept Generator - Générateur de plan de suppression

Avec le principe de limitation de la conservation, le RGPD (DSGVO) exige que les données personnelles soient supprimées dès qu’elles ne sont plus nécessaires. Ce qui est évident en théorie bute souvent, en pratique, sur une question simple : qui supprime quoi, quand et avec quelle méthode ? Sans plan de suppression écrit, tout reste au hasard - et le hasard, lors d’un contrôle de protection des données, c’est justement ce qu’il ne faut pas. Le générateur te donne une structure claire.

Le cœur de l’outil est une bibliothèque de catégories de données typiques - des données de candidats aux données clients de base et aux factures, jusqu’aux dossiers de candidature et aux données de journal. Chaque catégorie arrive avec des propositions préremplies : base juridique, durée de conservation, méthode de suppression, événement déclencheur de la suppression et responsabilité. Tu choisis les catégories qui valent pour ton activité et tu les adaptes, au lieu de partir de zéro.

Pour chaque catégorie, tu fixes comment on supprime : de façon physique, numérique ou les deux. Un classeur papier part à la déchiqueteuse, un enregistrement est retiré en sécurité de la base de données, certains documents demandent les deux. L’événement déclencheur dit ce qui met le délai en route - par exemple la fin d’un contrat ou la clôture d’une candidature. Et la responsabilité indique qui doit vraiment lancer la suppression.

Si une information importante manque ou si un délai n’est pas plausible, l’outil te le signale par un avertissement avant que tu termines le plan. On ne découvre ainsi pas seulement au contrôle qu’une catégorie n’a ni délai ni responsable. En plus des modèles prêts à l’emploi, tu peux à tout moment créer tes propres catégories, absentes de la bibliothèque.

Plusieurs vues montrent ton plan sous différents angles : la bibliothèque pour choisir, la vue du plan avec toutes les catégories choisies, une frise chronologique des délais et un aperçu du document final. Tu gardes ainsi la vue d’ensemble pendant la composition et tu vois à quoi ressemble le résultat à la fin. Le plan terminé peut être imprimé ou rangé.

Le générateur structure tes informations et fournit une base solide, mais ne fait aucune déclaration juridiquement contraignante sur le délai ou la méthode de suppression qui convient dans ton cas concret. Les durées de conservation peuvent se superposer et dépendent du cas particulier. Utilise l’outil pour la structure et la documentation et, en cas de doute, fais relire le plan par une personne spécialiste de la protection des données.