Signaturmappe

Der klassische Weg, eine Unterschrift einzuholen, geht so: PDF per Mail schicken, Gegenseite druckt aus, unterschreibt, fotografiert schief mit dem Handy, schickt ein 8-MB-JPEG zurück, du druckst das aus und heftest es ab. Zwei Drucker, drei Tage, null Nachvollziehbarkeit. Die Signaturmappe ersetzt diesen Papier-Umweg durch einen Link.

Der Ablauf ist bewusst simpel. Du wählst ein PDF aus deinem Aktenschrank oder lädst es direkt vom Gerät hoch - den Vertrag, das Angebot, die Vereinbarung - und trägst bis zu 10 Personen ein. Dann tippst du auf dem PDF an, wo jede Person unterschreiben soll, gern auch mehrmals, etwa für ein Kürzel auf jeder Seite. Die Personen können parallel unterschreiben oder in einer festen Reihenfolge, wenn erst der Geschäftsführer und dann der Kunde ran soll. Jede Person bekommt einen persönlichen Link per Mail, den du zusätzlich kopieren kannst, falls du ihn lieber selbst per Messenger weitergibst.

Wer den Link öffnet, sieht das Dokument im Browser, sieht, wo die eigene Unterschrift hinkommt, und unterschreibt direkt dort: zeichnen mit Finger oder Maus, oder den Namen tippen. Kein Konto, keine App-Installation, kein "Bitte registrieren Sie sich zunächst". Die Seite sagt auch klar, was wir zum Nachweis speichern: Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser.

Sobald alle unterschrieben haben, baut die Signaturmappe das fertige PDF zusammen: deine Seiten mit den Unterschriften an den gewählten Stellen, dazu ein Protokoll am Ende mit Name, E-Mail-Adresse, Zeitpunkt, gekürzter IP-Adresse und der Prüfsumme der Originaldatei. Das Ergebnis landet automatisch in deinem Aktenschrank, und alle, die unterschrieben haben, bekommen es per E-Mail - als Anhang und als Download-Link. Nebenbei führt ein Verlauf Buch: verschickt, geöffnet, unterschrieben. Du kannst Links neu verschicken, den Vorgang zurückziehen und die Gültigkeit der Links auf 7 bis 90 Tage einstellen.

Jetzt der Teil, den dir große E-Signatur-Anbieter gern im Kleingedruckten verstecken: Rechtlich ist das eine einfache elektronische Unterschrift (Textform nach § 126b BGB) mit Protokoll. Für viele Verträge des Geschäftsalltags - Angebote, Auftragsbestätigungen, Dienstleistungsverträge, NDAs, Freelancer-Vereinbarungen - reicht das, weil diese Verträge keine gesetzliche Schriftform verlangen. Im Streitfall entscheidet das Gericht frei, wie viel das Protokoll beweist, und ein Protokoll mit Zeitpunkt und Prüfsumme ist deutlich mehr als ein schiefes Handy-Foto.

Was die Signaturmappe NICHT ist: eine qualifizierte elektronische Signatur. Die gibt es nur bei zugelassenen Anbietern mit Identitätsprüfung. Wo das Gesetz eine Unterschrift auf Papier verlangt, reicht die Signaturmappe nicht, zum Beispiel bei der Kündigung oder dem Aufhebungsvertrag eines Jobs, beim befristeten Arbeitsvertrag (sonst gilt er als unbefristet), beim Mietvertrag für eine Wohnung über mehr als ein Jahr (die feste Laufzeit kann wegfallen), bei der Kündigung einer Wohnung und bei der Bürgschaft. Das sagen wir dir, bevor du unterschreiben lässt, nicht danach. Im Zweifel fragst du eine Anwältin oder einen Anwalt.

Für alles andere gilt: Unterschrift anfordern sollte so einfach sein wie eine Mail schicken. PDF wählen, Personen eintragen, Stellen antippen, abschicken, fertig unterschrieben zurück. Ohne Drucker, ohne US-Cloud, ohne dass deine Vertragspartner erst ein Konto bei irgendwem eröffnen müssen.