Signaturmappe (cartella delle firme)

Il modo classico per ottenere una firma è questo: mandi il PDF per e-mail, l’altra parte lo stampa, lo firma, lo fotografa storto con il telefono, ti rimanda un JPEG da 8 MB, tu lo stampi e lo archivi. Due stampanti, tre giorni, zero tracciabilità. La Signaturmappe sostituisce questo giro di carta con un link.

Il procedimento è volutamente semplice. Scegli un PDF dal tuo Aktenschrank o lo carichi direttamente dal dispositivo - il contratto, l’offerta, l’accordo - e inserisci fino a 10 persone. Poi tocchi il PDF nel punto in cui ogni persona deve firmare, anche più volte, per esempio per una sigla su ogni pagina. Le persone possono firmare in parallelo o in un ordine fisso, se prima deve firmare l’amministratore (Geschäftsführer) e poi il cliente. Ogni persona riceve un link personale per e-mail, che puoi anche copiare, se preferisci passarlo tu con un messenger.

Chi apre il link vede il documento nel browser, vede dove va la propria firma e firma proprio lì: disegnando con il dito o con il mouse, oppure digitando il nome. Niente account, niente installazione di app, niente «Prima registrati, per favore». La pagina dice anche chiaramente cosa salviamo come prova: data e ora, indirizzo IP e browser.

Quando tutti hanno firmato, la Signaturmappe assembla il PDF finito: le tue pagine con le firme nei punti scelti, più un protocollo in fondo con nome, indirizzo e-mail, data e ora, indirizzo IP abbreviato e checksum del file originale. Il risultato finisce in automatico nel tuo Aktenschrank e tutte le persone che hanno firmato lo ricevono per e-mail - come allegato e come link per scaricarlo. Intanto uno storico tiene i conti: inviato, aperto, firmato. Puoi reinviare i link, ritirare la richiesta di firma e impostare la validità dei link da 7 a 90 giorni.

Ora la parte che i grandi fornitori di firme elettroniche nascondono volentieri nelle note in piccolo: dal punto di vista giuridico questa è una semplice firma elettronica (Textform, la forma testuale, ai sensi del § 126b del BGB, il codice civile tedesco) con protocollo. Per molti contratti della vita d’impresa - offerte, conferme d’ordine, contratti di servizio, NDA, accordi con freelance - basta, perché questi contratti non richiedono la forma scritta prevista dalla legge (Schriftform). In caso di contestazione il tribunale valuta liberamente quanto prova il protocollo, e un protocollo con data, ora e checksum è molto più di una foto storta fatta con il telefono.

Cosa la Signaturmappe NON è: una firma elettronica qualificata. Quella esiste solo presso fornitori autorizzati con verifica dell’identità. Dove la legge richiede una firma su carta, la Signaturmappe non basta, per esempio per le dimissioni o il licenziamento e per l’accordo di risoluzione consensuale di un rapporto di lavoro, per il contratto di lavoro a termine (altrimenti vale come a tempo indeterminato), per il contratto d’affitto di un’abitazione di durata superiore a un anno (la durata fissa può decadere), per la disdetta di un’abitazione e per la fideiussione. Te lo diciamo prima di far firmare, non dopo. Nel dubbio chiedi a un avvocato (Rechtsanwalt).

Per tutto il resto vale questo: chiedere una firma dovrebbe essere semplice come mandare una e-mail. Scegli il PDF, inserisci le persone, tocca i punti, invia, e ti torna indietro firmato. Senza stampante, senza cloud americano, senza che le tue controparti debbano prima aprire un account da qualcuno.