Serienbrief - Lettera in serie con etichette

Le lettere in serie sono il classico su cui piccole associazioni, amministrazioni condominiali e aziende si disperano regolarmente. La lista degli indirizzi sta in Excel, la lettera in un programma di testo, e da qualche parte nel mezzo si perdono lo zero iniziale del CAP, le dieresi o la formula di saluto. Alla fine sulla carta c'è «Sehr geehrte Frau ,» e metà delle etichette è incollata un centimetro troppo in basso. Il Serienbrief ne fa tre passi chiari: destinatari, lettera, uscita.

Nel primo passo prendi gli indirizzi. Un file CSV da Excel, LibreOffice o da un programma per associazioni lo strumento lo legge con tolleranza: punto e virgola, virgola o tabulatore, virgolette, dieresi da vecchie versioni di Excel, zeri persi nei CAP come 04109. Vanno bene direttamente anche i file Excel in formato .xlsx, così come le celle selezionate e copiate. Quale colonna sia nome, cognome, azienda, via o località lo strumento lo indovina dalle intestazioni e te lo mostra da controllare. Le colonne che non conosce, ad esempio numero di socio o quota, diventano segnaposto propri.

Chi lavora in team con Werkzeu.ge spesso non ha bisogno di nessun file. Contatti e aziende arrivano con un clic dall'anagrafica clienti, i dipendenti con il loro indirizzo di residenza dal Personarium. Valgono i diritti della tua organizzazione: chi lì non può leggere, qui non riceve nulla, e lo strumento ti dice perché. La lista dei destinatari mostra voci doppie, vie o località mancanti e CAP senza cinque cifre, prima che sia stampato un solo foglio.

Nel secondo passo scrivi la lettera una volta sola. Segnaposto come {Vorname}, {Nachname}, {Firma} o le tue colonne vengono sostituiti per ogni destinatario. La riga di saluto lo strumento la forma dalla colonna Anrede: «Sehr geehrte Frau Dr. Weber,», «Sehr geehrter Herr Kaya,» o, se non si conosce un titolo di cortesia o è stato indicato diverso, «Guten Tag Kim Berger,». Le aziende senza persona di riferimento ricevono «Sehr geehrte Damen und Herren,». Chi lo preferisce più caldo sceglie «Liebe Frau» o il saluto con il nome.

Il mittente viene dal tuo Amtsprofil o dal mittente delle fatture della tua organizzazione in Fakturen. L'impaginazione segue la DIN 5008 Form B: campo dell'indirizzo a 45 millimetri dall'alto, indicazione di rispedizione sopra, blocco informazioni a destra, segni di piega e foratura sul margine. Così ogni lettera entra nelle usuali buste con finestra DL e C6/5. Per i destinatari all'estero il Paese sta in maiuscole nell'ultima riga, come vuole la posta. Un'anteprima mostra ogni singola lettera prima di stampare.

Nel terzo passo decidi cosa ti serve: un unico PDF da stampare, singoli PDF per destinatario in ZIP o il salvataggio nell'Aktenschrank (archivio di documenti) nella cartella Serienbriefe. Per le buste senza finestra ci sono etichette per indirizzi in quattro formati A4 comuni con 24, 21, 12 o 8 etichette per foglio, con margini, spostamento e una stampa di prova per allineare, più la stampa diretta su buste DL e C6/5. Tutti i PDF nascono nel tuo browser. Gli indirizzi non vengono caricati, e la lista dei destinatari sparisce quando chiudi la finestra. Per il trattamento lecito degli indirizzi secondo il GDPR (DSGVO) resti responsabile tu; lo strumento si limita a impaginare le lettere e non sostituisce una consulenza legale.