Aktenschrank

L’Aktenschrank est le cœur de Werkzeu.ge - l’endroit où atterrit tout ce que tu crées avec les autres outils ou que tu importes toi-même. Factures, contrats, courriers des administrations, scans, photos, PDF : au lieu de les éparpiller entre dossiers et appareils, tu les as ici, réunis, consultables et stockés en sécurité. Il fonctionne comme le gestionnaire de fichiers que tu connais, mais côté serveur - avec un vrai stockage plutôt que la mémoire éphémère du navigateur.

Ranger se fait comme sur un bureau, mais plus vite. Crée des dossiers et des sous-dossiers, déplace les fichiers par glisser-déposer, renomme-les, trie par nom, taille, date ou type et passe de la vue en mosaïque à la vue en liste. Quand on a beaucoup de documents, on met des tags et on retrouve tout plus tard, sans se rappeler le dossier exact.

La vraie centrale électrique, c’est la recherche. L’Aktenschrank ne cherche pas seulement dans les noms de fichiers, mais dans le texte intégral de tes documents. Le texte des PDF et des images est extrait et indexé, si bien que tu retrouves une facture grâce au numéro de contrat qu’elle contient, même si le fichier porte un tout autre nom. L’indexation tourne en arrière-plan, donc l’import est quand même terminé tout de suite.

La sécurité est intégrée, pas ajoutée après coup. Chaque fichier importé est analysé automatiquement par un antivirus avant d’arriver dans ton classeur. Les fichiers supprimés vont d’abord dans la corbeille et peuvent y être restaurés, si tu as été trop vite. Et tout se trouve sur des serveurs européens (Hetzner Object Storage), pas chez un géant américain.

Pour les fichiers particulièrement sensibles, il existe un dossier chiffré à part, avec son propre mot de passe. Le nom et le contenu du fichier sont chiffrés dans le navigateur avant d’atteindre le serveur. Nous ne pouvons donc ni lire ces fichiers, ni les chercher, ni les ouvrir dans CryonOffice, ni les analyser avec l’antivirus. Les outils du navigateur peuvent les déchiffrer et les utiliser en local après une nouvelle demande du mot de passe. Les outils avec traitement sur le serveur ne reçoivent volontairement pas cette sélection.

Aperçu et téléchargement sont rapides. La fenêtre d’aperçu affiche directement les PDF, les images et de nombreux formats Office, sans que tu aies à les télécharger. Si tu as besoin de plusieurs fichiers à la fois, l’Aktenschrank les regroupe dans un ZIP à télécharger. Les fichiers isolés se téléchargent d’un clic ou avec Ctrl+D, les nouveaux s’importent avec Ctrl+U.

L’Aktenschrank est aussi le point d’appui de tous les autres outils : tu peux choisir un fichier déjà stocké comme entrée d’un outil, le passer à un outil adapté via « Ouvrir avec » et classer de nouveau le résultat dans l’espace personnel ou dans l’espace partagé de l’organisation. Les fichiers du dossier chiffré restent réservés aux seuls outils du navigateur. Le forfait gratuit et les essais gratuits incluent 25 Mo. Après le premier paiement réussi de l’abonnement, le forfait Plus apporte 3 Go et le forfait Pro 10 Go. En mode invité, on t’invite à t’inscrire, car l’espace de stockage sur le serveur demande un compte.