Serienbrief

Serienbriefe sind der Klassiker, an dem kleine Vereine, Hausverwaltungen und Betriebe regelmäßig verzweifeln. Die Adressliste liegt in Excel, der Brief in einem Textprogramm, und irgendwo dazwischen gehen die führende Null der Postleitzahl, die Umlaute oder die Anrede verloren. Am Ende steht "Sehr geehrte Frau ," auf dem Papier, und die Hälfte der Etiketten klebt einen Zentimeter zu tief. Der Serienbrief macht daraus drei klare Schritte: Empfänger, Brief, Ausgabe.

Im ersten Schritt holst du die Adressen. Eine CSV-Datei aus Excel, LibreOffice oder einem Vereinsprogramm liest das Werkzeug tolerant: Semikolon, Komma oder Tabulator, Anführungszeichen, Umlaute aus alten Excel-Versionen, verlorene Nullen in Postleitzahlen wie 04109. Auch Excel-Dateien im Format .xlsx gehen direkt, ebenso markierte und kopierte Zellen. Welche Spalte Vorname, Nachname, Firma, Straße oder Ort ist, rät das Werkzeug anhand der Überschriften und zeigt es dir zum Prüfen. Spalten, die es nicht kennt, etwa Mitgliedsnummer oder Beitrag, werden zu eigenen Platzhaltern.

Wer mit Werkzeu.ge im Team arbeitet, braucht oft gar keine Datei. Kontakte und Firmen kommen mit einem Klick aus der Kundenkartei, Mitarbeitende mit ihrer Wohnanschrift aus dem Personarium. Dabei gelten die Rechte deiner Organisation: Wer dort nicht lesen darf, bekommt hier auch nichts, und das Werkzeug sagt dir, warum. Die Empfängerliste zeigt doppelte Einträge, fehlende Straßen oder Orte und Postleitzahlen ohne fünf Ziffern, bevor ein einziges Blatt gedruckt ist.

Im zweiten Schritt schreibst du den Brief einmal. Platzhalter wie {Vorname}, {Nachname}, {Firma} oder deine eigenen Spalten werden für jeden Empfänger ersetzt. Die Anredezeile bildet das Werkzeug aus der Spalte Anrede: "Sehr geehrte Frau Dr. Weber,", "Sehr geehrter Herr Kaya," oder, wenn keine Anrede bekannt ist oder divers eingetragen wurde, "Guten Tag Kim Berger,". Firmen ohne Ansprechperson bekommen "Sehr geehrte Damen und Herren,". Wer es wärmer mag, wählt "Liebe Frau" oder die Ansprache mit Vornamen.

Der Absender kommt aus deinem Amtsprofil oder aus dem Rechnungsabsender deiner Organisation in Fakturen. Gesetzt wird nach DIN 5008 Form B: Anschriftfeld 45 Millimeter von oben, Rücksendeangabe darüber, Informationsblock rechts, Falz- und Lochmarken am Rand. Damit passt jeder Brief in die üblichen Fensterumschläge DL und C6/5. Für Empfänger im Ausland steht das Land in Großbuchstaben in der letzten Zeile, wie die Post es möchte. Eine Vorschau zeigt dir jeden einzelnen Brief, bevor du druckst.

Im dritten Schritt entscheidest du, was du brauchst: ein einziges PDF zum Drucken, einzelne PDFs je Empfänger als ZIP oder die Ablage im Aktenschrank im Ordner Serienbriefe. Für Umschläge ohne Fenster gibt es Adressetiketten in vier gängigen A4-Formaten mit 24, 21, 12 oder 8 Etiketten pro Blatt, mit Rändern, Versatz und einem Probedruck zum Ausrichten, dazu den Direktdruck auf Umschläge DL und C6/5. Alle PDFs entstehen in deinem Browser. Die Adressen werden nicht hochgeladen, und die Empfängerliste verschwindet, wenn du das Fenster schließt. Für den rechtmäßigen Umgang mit den Adressen nach der DSGVO bleibst du verantwortlich; das Werkzeug setzt nur die Briefe und ersetzt keine Rechtsberatung.