Signaturmappe

Klasyczny sposób zbierania podpisu wygląda tak: wysyłasz PDF mailem, druga strona drukuje, podpisuje, fotografuje krzywo telefonem, odsyła 8-megabajtowy JPEG, a ty go drukujesz i wpinasz do segregatora. Dwie drukarki, trzy dni, zero możliwości sprawdzenia, co się właściwie stało. Signaturmappe zastępuje ten papierowy objazd jednym linkiem.

Przebieg jest celowo prosty. Wybierasz PDF ze swojego Aktenschrank (cyfrowego archiwum plików) albo wczytujesz go prosto z urządzenia - umowę, ofertę, porozumienie - i wpisujesz do 10 osób. Potem stukasz na PDF-ie w miejsca, gdzie każda osoba ma się podpisać, może też kilka razy, na przykład na parafkę na każdej stronie. Osoby mogą podpisywać równolegle albo w ustalonej kolejności, jeśli najpierw ma się podpisać dyrektor zarządzający, a dopiero potem klient. Każda osoba dostaje osobisty link mailem, a ty możesz go dodatkowo skopiować, jeśli wolisz przesłać go sam przez komunikator.

Kto otworzy link, widzi dokument w przeglądarce, widzi, gdzie trafi jego podpis, i podpisuje dokładnie tam: rysuje palcem albo myszką, albo wpisuje swoje imię i nazwisko. Bez konta, bez instalowania aplikacji, bez „najpierw się zarejestruj”. Strona mówi też wprost, co zapisujemy jako dowód: czas, adres IP i przeglądarkę.

Gdy wszyscy się podpiszą, Signaturmappe składa gotowy PDF: twoje strony z podpisami w wybranych miejscach, a na końcu protokół z imieniem i nazwiskiem, adresem e-mail, czasem, skróconym adresem IP i sumą kontrolną oryginalnego pliku. Wynik ląduje automatycznie w twoim Aktenschrank, a wszyscy, którzy się podpisali, dostają go e-mailem - jako załącznik i jako link do pobrania. Przy okazji historia prowadzi rejestr: wysłano, otwarto, podpisano. Możesz wysłać linki ponownie, wycofać całą teczkę i ustawić ważność linków od 7 do 90 dni.

A teraz to, co duzi dostawcy podpisów elektronicznych chętnie chowają w drobnym druku: prawnie to zwykły podpis elektroniczny (forma tekstowa, Textform, według § 126b BGB) z protokołem. Do wielu umów z codziennego obrotu firmowego - ofert, potwierdzeń zamówień, umów o świadczenie usług, NDA, umów z freelancerami - to wystarcza, bo takie umowy nie wymagają ustawowej formy pisemnej (Schriftform). W razie sporu sąd swobodnie ocenia, ile dowodzi protokół, a protokół z czasem i sumą kontrolną to wyraźnie więcej niż krzywe zdjęcie z telefonu.

Czym Signaturmappe NIE jest: kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taki podpis jest tylko u zatwierdzonych dostawców, którzy sprawdzają tożsamość. Tam, gdzie prawo wymaga podpisu na papierze, Signaturmappe nie wystarczy, na przykład przy wypowiedzeniu umowy o pracę (Kündigung) lub umowie rozwiązującej stosunek pracy (Aufhebungsvertrag), przy umowie o pracę na czas określony (inaczej uważa się ją za zawartą na czas nieokreślony), przy umowie najmu mieszkania (Mietvertrag) na ponad rok (ustalony okres najmu może przepaść), przy wypowiedzeniu najmu mieszkania i przy poręczeniu (Bürgschaft). Mówimy ci to, zanim zaczniesz zbierać podpisy, a nie potem. W razie wątpliwości zapytaj prawnika albo adwokata (Rechtsanwalt).

A w całej reszcie prośba o podpis powinna być tak prosta jak wysłanie maila. Wybierasz PDF, wpisujesz osoby, stukasz w miejsca, wysyłasz, a podpisany wraca do ciebie gotowy. Bez drukarki, bez chmury z USA, bez konieczności zakładania konta u kogokolwiek przez twoich kontrahentów.