ZUGFeRD-Embedder

E-faktura (E-Rechnung) w Niemczech to już nie odległa przyszłość. Od 1 stycznia 2025 każde krajowe przedsiębiorstwo w obrocie B2B musi umieć odbierać i przetwarzać ustrukturyzowane e-faktury. Obowiązek wystawiania wchodzi etapami: od 1 stycznia 2027 przy obrocie z poprzedniego roku powyżej 800 000 euro, od 1 stycznia 2028 dla wszystkich. PDF, który tylko wygląda jak faktura, już wtedy nie wystarczy. Potrzebne są dane czytelne maszynowo. Dokładnie takie tworzy i sprawdza ten Embedder.

ZUGFeRD i Factur-X to format hybrydowy: zwykły PDF, który przeczyta człowiek, z osadzonym plikiem XML, który czyta maszyna. Jedno i drugie razem w PDF/A-3, formacie archiwalnym dopuszczającym załączniki. XRechnung to czysty XML, którego niemieckie urzędy wymagają w obrocie B2G, z identyfikatorem Leitweg-ID (identyfikator odbiorcy w administracji) jako adresem. Oba formaty opierają się na europejskiej normie EN 16931, która określa, jakie pola musi zawierać e-faktura.

Karta „Osadzanie” zamienia twój PDF w e-fakturę. Wrzucasz PDF i podajesz dane faktury - albo przez mały formularz, który zbuduje XML za ciebie, albo wgrywając gotowy plik XML. Embedder składa z tego PDF/A-3 z XML jako osadzonym załącznikiem i poprawnymi metadanymi, żeby programy do faktur go znalazły. Samo składanie PDF/A-3 wymaga serwerowej kryptografii, reszta zostaje u ciebie.

Karta „Sprawdzanie” działa w drugą stronę. Przychodzące e-faktury wyglądają na pierwszy rzut oka jak każdy inny plik, ale czy XML naprawdę się zgadza, gołym okiem nie zobaczysz. Moduł sprawdzający czyta CII-XML i kontroluje to, co najważniejsze: czy profil (BASIC, COMFORT, EXTENDED, XRechnung) jest poprawnie podany w URN? Czy są elementy prawnie niezbędne - numer faktury, data, sprzedawca, nabywca, pozycje, kody krajów? I czy faktura zgadza się rachunkowo: czy sumy pozycji, rozbicie podatku i sumy końcowe dają spójny obraz, co do centa?

Warto być uczciwym: moduł sprawdzający to pragmatyczna kontrola struktury i rachunków, a nie pełna walidacja Schematron ani KOSIT. Wyłapuje częste i kosztowne błędy - brakujące pola obowiązkowe, zły profil, sumy, które się nie zgadzają, a przy XRechnung dodatkowe obowiązki, takie jak Buyer Reference i kontakt sprzedawcy. Na ostatni odcinek przed złożeniem w urzędzie punktem odniesienia pozostaje oficjalny walidator KOSIT. Ale na co dzień ta kontrola wyłapie większość, zanim zrobi to księgowość.

Wszystko działa oszczędnie z danymi. Sprawdzanie odbywa się na wyrażeniach regularnych bezpośrednio w przeglądarce, a dane faktur nigdzie nie wędrują. Bez konta, bez chmury, bez faktury, która gdzieś zostaje. Więc czy dostosowujesz stary PDF do obowiązku e-faktur, czy zabezpieczasz przychodzącą fakturę przed zaksięgowaniem - Embedder obsługuje oba końce łańcucha e-faktur.