Plik poleceń zapłaty SEPA

Polecenie zapłaty SEPA to dla stowarzyszeń, wynajmujących, zakładów rzemieślniczych i małych firm najwygodniejszy sposób regularnego pobierania pieniędzy. Haczyk: przy więcej niż garści obciążeń bank chce pliku w formacie XML pain.008, a ten ma surowe zasady. Jeden zły znak w nazwie, cyfra kontrolna obok albo termin płatności w Wielki Piątek i bankowość internetowa odrzuca cały plik. Droga aplikacja dla stowarzyszeń albo program księgowy tylko do tego jednego pliku wcale nie jest potrzebna.

W pierwszym kroku wpisujesz, kto obciąża: nazwa, IBAN, dobrowolnie BIC i Gläubiger-Identifikationsnummer (identyfikator wierzyciela), który dostajesz bezpłatnie w Deutsche Bundesbank. Narzędzie przelicza cyfrę kontrolną Gläubiger-ID (ISO 7064, Modulo 97) i od razu mówi, gdy wkradła się literówka. Potem wybierasz Basis- lub Firmenlastschrift (polecenie zapłaty podstawowe lub firmowe), termin płatności i jak wcześnie twój bank potrzebuje pliku. Weekendów i świąt TARGET (Nowy Rok, Wielki Piątek, Poniedziałek Wielkanocny, 1 maja, 25 i 26 grudnia) narzędzie nie wlicza i proponuje najbliższy możliwy dzień roboczy banku.

W drugim kroku dochodzą polecenia zapłaty: ręcznie, z pliku CSV z Excela albo z twojej administracji członków, albo z twoich klientów w Fakturen. Import CSV sam rozpoznaje separatory, cudzysłowy i niemieckie liczby jak 1.234,56 i przyporządkowuje kolumny według nagłówka, zostaje tylko sprawdzić. Każdy IBAN jest sprawdzany, znaki diakrytyczne w nazwie i tytule płatności są przepisywane na zestaw znaków SEPA (z ü robi się ue, z ß robi się ss), a podwójne wpisy, podwójne referencje albo mandat, który nie był używany 36 miesięcy, rzucają się w oczy, zanim znajdzie je bank.

W trzecim kroku dostajesz plik. Standardem jest pain.008.001.08, format według aktualnych zasad European Payments Council i Anlage 3 do porozumienia DFÜ-Abkommen Deutsche Kreditwirtschaft. Starszy pain.008.001.02 jest jeszcze do wyboru dla starszych programów bankowych, ale banki przyjmują go pewnie tylko do listopada 2026. Liczba i suma kontrolna zgadzają się co do centa, bo narzędzie liczy w pełnych centach, a pierwsze, kolejne, jednorazowe i ostatnie polecenia zapłaty trafiają automatycznie do osobnych zbiorów.

Przed obciążeniem musisz powiadomić swoich klientów, bez innego ustalenia 14 dni kalendarzowych wcześniej. Narzędzie tworzy do tego dla każdego polecenia zapłaty Vorabankündigung jako list według DIN 5008, wszystkie w jednym PDF do druku, do wyboru z formą Sie lub du. Stoją w nim kwota, termin płatności, referencja mandatu i Gläubiger-ID, a IBAN tylko w skróconej postaci. Do e-maili kopiujesz tekst. Ostatni dzień na Vorabankündigung i dzień złożenia w banku wpisujesz jednym kliknięciem do Fristenwächter.

Ważne: narzędzie sprawdza formę, znaki, sumy i terminy. To, czy wolno ci obciążać, rozstrzygają twój podpisany mandat i umowa o inkaso z bankiem. To nie jest porada prawna, a plik nigdzie nie trafia, dopóki sam nie wgrasz go w bankowości internetowej i nie zatwierdzisz. To, co wpiszesz, zostaje w twojej przeglądarce.