Rechnungssystem

Wystawianie faktur w Niemczech to nie akt twórczy, tylko obowiązkowe ćwiczenie z pułapkami. § 14 UStG (niemiecka ustawa o VAT) wskazuje, co musi się na niej znaleźć: pełne imię i nazwisko lub nazwa oraz adres obu stron, Steuernummer (numer podatkowy) lub USt-IdNr. (numer VAT UE), kolejny numer faktury, data świadczenia usługi, ilość i rodzaj świadczenia, kwota netto, stawka podatku, kwota podatku. Jeśli pominiesz jedną z obowiązkowych informacji, odliczenie podatku naliczonego u twoich klientów jest zagrożone - a wtedy oni dzwonią. Rechnungssystem zna te obowiązkowe dane i pilnuje, żeby żadna z nich nie umknęła.

Wersja bezpłatna to wejście do systemu i nie jest odchudzonym formularzem, tylko tym samym edytorem co w pakiecie. Wpisujesz odbiorcę, pozycje i dane konta bankowego, a dostajesz e-fakturę ZUGFeRD zgodną z EN 16931 w układzie DIN 5008, jedną dziennie, z jasnym logo Fakturen na dole każdej strony. Gdy wpiszesz IBAN, na fakturze automatycznie pojawia się kod QR SEPA, który twoi klienci skanują aplikacją bankową i w kilka sekund przelewają pieniądze. Kleinunternehmer (drobny przedsiębiorca zwolniony z VAT) według § 19 UStG i reverse charge wybierasz jako rodzaj podatku. Bez konta zaczynasz od razu, z bezpłatnym kontem dodatkowo zapisujesz swoich klientów.

Pełny pakiet podnosi to wszystko na poziom firmy. Zamiast pojedynczych dokumentów dostajesz prawdziwy łańcuch dokumentów: z oferty jednym kliknięciem powstaje potwierdzenie zamówienia, z niego dokument dostawy, z niego faktura. Pozycje i dane klienta przechodzą dalej, nic nie wpisujesz dwa razy. Baza klientów i baza artykułów wypełniają się same, niezapłacone faktury i wpływy masz na oku, a wezwania do zapłaty z przypomnieniami i stopniami monitów działają na życzenie częściowo automatycznie.

E-Rechnung (e-faktura) to już nie opcja. Od 2025 roku każda firma musi umieć odbierać e-faktury w B2B, a obowiązek wystawiania obowiązuje etapami według obrotu: od 1 stycznia 2027 (powyżej 800 000 € obrotu z poprzedniego roku) i od 1 stycznia 2028 dla wszystkich. Pakiet generuje ZUGFeRD i XRechnung zgodnie z EN 16931, czyli ustrukturyzowane dane XML na stałe osadzone w PDF/A-3, które czytają i ludzie, i maszyny. Przychodzące e-faktury możesz wczytać do skrzynki odbiorczej i dalej przetwarzać. Dla faktur dla urzędów (B2G) jest Leitweg-ID (identyfikator odbiorcy w administracji).

GoBD to ta część, o której większość narzędzi milczy. Faktury muszą być niezmienne, możliwe do prześledzenia i przechowywane przez dziesięć lat. Pakiet zamraża faktury (Festschreibung), nadaje kolejne numery bez luk i protokołuje zmiany zamiast je po prostu nadpisywać. Dla Steuerberater (doradca podatkowy) jest eksport DATEV, żeby twoja księgowość nie utonęła w chaosie załączników e-mail.

Reszta to rzeczy, które oszczędzają czas: faktury cykliczne dla subskrypcji i retainerów, faktury zaliczkowe i końcowe dla projektów, import CSV dla bazy klientów, skonto i terminy płatności, raporty o obrotach i niezapłaconych fakturach. Nic z tego nie jest obowiązkowe - możesz też po prostu szybko wystawić fakturę i wyjść. Ale gdy twój biznes rośnie, system rośnie razem z nim.

I tak, system oszczędza dane, gdzie tylko się da. Wersja bezpłatna wysyła dane faktury tylko po to, żeby ją utworzyć, na nasz serwer w Niemczech i ich nie zapisuje; pełny pakiet zapisuje tylko to, co potrzebne do łańcucha dokumentów i GoBD. Żadna faktura nie trafia do obcej chmury. Twoje liczby należą do ciebie.