SEPA-Lastschrift-Datei - File per l'addebito diretto SEPA

L'addebito diretto SEPA (Lastschrift) è per associazioni, locatori, imprese artigiane e piccole aziende il modo più comodo per incassare regolarmente. Il problema: per più di una manciata di addebiti la banca vuole un file in formato XML pain.008, che ha regole severe. Un carattere sbagliato nel nome, una cifra di controllo fuori posto o un giorno di scadenza nel Venerdì Santo, e l'home banking rifiuta l'intero file. Un costoso software per associazioni o un programma di contabilità solo per questo file però non servono.

Nel primo passo inserisci chi addebita: nome, IBAN, facoltativamente il BIC e il Gläubiger-Identifikationsnummer (identificativo del creditore), che ottieni gratis dalla Deutsche Bundesbank. Lo strumento ricalcola la cifra di controllo dell'identificativo del creditore (ISO 7064, modulo 97) e ti dice subito se si è infilato un errore di battitura. Poi scegli addebito base o aziendale, il giorno di scadenza e quanto prima la tua banca ha bisogno del file. Fine settimana e festivi TARGET (Capodanno, Venerdì Santo, Lunedì dell'Angelo, 1° maggio, 25 e 26 dicembre) lo strumento non li conta e ti propone il prossimo giorno lavorativo bancario possibile.

Nel secondo passo si aggiungono gli addebiti: a mano, da un file CSV di Excel o dalla tua gestione soci, oppure dai tuoi clienti in Fakturen. L'importazione CSV riconosce da sé separatori, virgolette e numeri tedeschi come 1.234,56 e assegna le colonne in base all'intestazione, tu controlli soltanto. Ogni IBAN viene verificato, le dieresi nel nome e nella causale vengono riscritte nel set di caratteri SEPA (la ü diventa ue, la ß diventa ss), e voci doppie, riferimenti doppi o un mandato non usato da 36 mesi saltano all'occhio prima che li trovi la banca.

Nel terzo passo ricevi il file. Lo standard è pain.008.001.08, il formato secondo il regolamento attuale dell'European Payments Council e l'Anlage 3 del DFÜ-Abkommen della Deutsche Kreditwirtschaft (accordo sul trasferimento dati delle banche tedesche). Il vecchio pain.008.001.02 c'è ancora a scelta per i programmi bancari più vecchi, ma le banche lo accettano con sicurezza solo fino a novembre 2026. Numero e somma di controllo tornano al centesimo, perché lo strumento calcola in centesimi interi, e addebiti di prima, successiva, singola e ultima esecuzione finiscono in automatico in raccolte separate.

Prima dell'addebito devi avvisare i tuoi clienti, senza altro accordo 14 giorni di calendario prima. Per questo lo strumento crea per ogni addebito un preavviso come lettera secondo DIN 5008, tutti in un PDF da stampare, a scelta con Sie o du. Dentro ci sono importo, giorno di scadenza, riferimento del mandato e identificativo del creditore, l'IBAN solo abbreviato. Per le e-mail copi il testo. L'ultimo giorno per il preavviso e il giorno di invio alla banca li inserisci con un clic nel Fristenwächter (il guardiano delle scadenze).

Importante: lo strumento controlla forma, caratteri, somme e scadenze. Se puoi addebitare lo decidono il tuo mandato firmato e l'accordo di incasso con la tua banca. Questa non è consulenza legale, e il file non va da nessuna parte finché non lo carichi e lo autorizzi tu nell'home banking. Ciò che inserisci resta nel tuo browser.