Rechnungssystem (sistema di fatturazione)

Scrivere fatture in Germania non è un atto creativo, ma un esercizio obbligato pieno di trappole. Il § 14 UStG (legge tedesca sull’IVA) prescrive cosa deve esserci scritto: nome e indirizzo completi di entrambe le parti, Steuernummer (numero fiscale del Finanzamt) o USt-IdNr. (numero di partita IVA intracomunitaria), numero di fattura progressivo, data della prestazione, quantità e tipo della prestazione, importo netto, aliquota e importo dell’imposta. Se dimentichi un’indicazione obbligatoria, la detrazione dell’IVA a monte (Vorsteuerabzug) della tua clientela è a rischio - e poi ti chiama. Il Rechnungssystem conosce queste indicazioni obbligatorie e ti impedisce di dimenticarle.

La versione gratuita è il punto di partenza, e non è un modulo ridotto all’osso, ma lo stesso editor della suite. Scrivi destinatario, voci e coordinate bancarie e ottieni una fattura elettronica ZUGFeRD secondo EN 16931 con layout DIN 5008, una al giorno, con il logo chiaro di Fakturen (l’app per le fatture di Werkzeu.ge) in fondo a ogni pagina. Se inserisci il tuo IBAN, sulla fattura finisce automaticamente un codice QR SEPA che la tua clientela scansiona con l’app della banca e paga in pochi secondi. Come tipo di imposta scegli Kleinunternehmer (regime dei piccoli imprenditori, senza IVA in fattura) secondo il § 19 UStG o reverse charge (inversione contabile). Senza account si parte subito; con un account gratuito salvi in più i tuoi clienti.

La suite completa porta il tutto a livello aziendale. Invece di documenti singoli ottieni una vera catena di documenti: da un’offerta, con un clic, nasce una conferma d’ordine, da questa una bolla di consegna, da questa la fattura. Voci e dati del cliente passano da un documento all’altro, non scrivi nulla due volte. Anagrafica clienti e anagrafica articoli si riempiono da sole, tieni d’occhio le partite aperte e gli incassi, e la gestione dei solleciti con promemoria di pagamento e livelli di sollecito, se vuoi, funziona in modo semiautomatico.

La fattura elettronica non è più facoltativa. Dal 2025 ogni azienda deve poter ricevere fatture elettroniche nel B2B; l’obbligo di emissione vale in modo graduale in base al fatturato dal 1° gennaio 2027 (oltre 800.000 euro di fatturato dell’anno precedente) e dal 1° gennaio 2028 per tutti. La suite genera ZUGFeRD e XRechnung secondo EN 16931, cioè dati XML strutturati incorporati in modo stabile in un PDF/A-3 leggibile allo stesso modo da persone e macchine. Le fatture elettroniche in arrivo puoi leggerle nella posta in arrivo ed elaborarle. Per le fatture alla pubblica amministrazione (B2G) c’è la Leitweg-ID (codice di instradamento per le fatture alla PA tedesca).

GoBD (principi tedeschi di tenuta regolare dei libri contabili) è la parte che la maggior parte degli strumenti passa sotto silenzio. Le fatture devono essere immodificabili, tracciabili e conservate per dieci anni. La suite blocca le fatture (Festschreibung), assegna serie di numerazione progressive e senza buchi e registra le modifiche invece di sovrascriverle. Per il Steuerberater (consulente fiscale) c’è l’esportazione DATEV, così la tua contabilità non affonda nel caos degli allegati e-mail.

Il resto sono le cose che ti fanno risparmiare tempo: fatture ricorrenti per abbonamenti e retainer (incarichi con canone periodico), fatture di acconto e di saldo per i progetti, importazione CSV per l’anagrafica clienti, Skonto (sconto per pagamento anticipato) e termini di pagamento, report su fatturato e partite aperte. Niente di tutto questo è obbligatorio - puoi anche scrivere in fretta una fattura e andartene. Ma quando la tua attività cresce, il sistema cresce con te.

E sì, resta parsimonioso con i dati dove possibile. La versione gratuita invia i dati della fattura al nostro server in Germania solo per crearla e non li salva; la suite completa salva solo ciò che serve per la catena di documenti e la GoBD. Nessuna fattura finisce in un cloud di altri. I tuoi numeri sono tuoi.