Rechnungssystem - Système de facturation

Rédiger des factures en Allemagne n’est pas un acte créatif, mais un exercice obligé plein de pièges. Le § 14 UStG (loi allemande sur la TVA) prescrit ce qui doit y figurer : nom et adresse complets des deux parties, Steuernummer (numéro fiscal attribué par le Finanzamt) ou USt-IdNr. (numéro de TVA intracommunautaire), numéro de facture consécutif, date de la prestation, quantité et nature de la prestation, montant net, taux de taxe et montant de la taxe. Si tu oublies une mention obligatoire, la déduction de la TVA en amont (Vorsteuerabzug) de ta clientèle est en danger - et elle t’appelle. Le Rechnungssystem connaît ces mentions obligatoires et t’empêche de les oublier.

La version gratuite est le point d’entrée, et ce n’est pas un formulaire au rabais, mais le même éditeur que dans la suite. Tu saisis le destinataire, les postes et tes coordonnées bancaires et tu obtiens une facture électronique ZUGFeRD selon EN 16931 dans la mise en page DIN 5008, une par jour, avec le logo clair de Fakturen (l’appli de facturation de Werkzeu.ge) en bas de chaque page. Si tu saisis ton IBAN, un QR code SEPA se retrouve automatiquement sur la facture, que ta clientèle scanne avec l’appli de sa banque et paie en quelques secondes. Comme type de taxe, tu choisis Kleinunternehmer (régime de la petite entreprise, sans TVA sur la facture) selon le § 19 UStG ou autoliquidation (reverse charge). Sans compte, tu démarres tout de suite ; avec un compte gratuit, tu enregistres en plus tes clients.

La suite complète porte le tout au niveau entreprise. Au lieu de documents isolés, tu obtiens une vraie chaîne de documents : d’une offre naît en un clic une confirmation de commande, puis un bon de livraison, puis la facture. Postes et données client suivent, tu ne tapes rien deux fois. Le fichier clients et le fichier articles se remplissent tout seuls, tu gardes un œil sur les créances ouvertes et les encaissements, et la gestion des relances avec rappel de paiement et niveaux de relance fonctionne, si tu le veux, de façon semi-automatique.

La facture électronique n’est plus facultative. Depuis 2025, toute entreprise doit pouvoir recevoir des factures électroniques en B2B ; l’obligation d’émission s’applique de façon échelonnée selon le chiffre d’affaires à partir du 1er janvier 2027 (plus de 800 000 euros de chiffre d’affaires de l’année précédente) et à partir du 1er janvier 2028 pour tous. La suite génère ZUGFeRD et XRechnung selon EN 16931, c’est-à-dire des données XML structurées intégrées durablement dans un PDF/A-3, lisible aussi bien par les humains que par les machines. Les factures électroniques reçues, tu peux les lire dans la boîte de réception et les traiter. Pour les factures aux administrations (B2G), il y a la Leitweg-ID (identifiant de routage pour les factures aux administrations allemandes).

GoBD (principes allemands de tenue régulière de la comptabilité) est la partie que la plupart des outils passent sous silence. Les factures doivent être infalsifiables, traçables et conservées dix ans. La suite verrouille les factures (Festschreibung), attribue des séquences de numérotation consécutives et sans trou et consigne les modifications au lieu de simplement les écraser. Pour le Steuerberater (conseiller fiscal), il y a l’export DATEV, pour que ta comptabilité ne sombre pas dans le chaos des pièces jointes d’e-mails.

Le reste, ce sont les choses qui te font gagner du temps : factures récurrentes pour abonnements et retainers (prestations à forfait périodique), factures d’acompte et de solde pour les projets, import CSV pour le fichier clients, Skonto (escompte pour paiement anticipé) et délais de paiement, rapports sur le chiffre d’affaires et les créances ouvertes. Rien de tout cela n’est obligatoire - tu peux aussi simplement rédiger vite une facture et repartir. Mais quand ton activité grandit, le système grandit avec elle.

Et oui, ça reste économe en données autant que possible. La version gratuite envoie les données de la facture à notre serveur en Allemagne uniquement pour la créer et ne les enregistre pas ; la suite complète n’enregistre que ce qui est nécessaire pour la chaîne de documents et la GoBD. Aucune facture ne part dans le cloud d’un autre. Tes chiffres t’appartiennent.