Serienbrief - Publipostage

Les publipostages sont le classique qui fait régulièrement désespérer petits clubs, gestionnaires d’immeubles et entreprises. La liste d’adresses est dans Excel, la lettre dans un traitement de texte, et quelque part entre les deux, le zéro initial du code postal, les trémas ou la formule d’appel se perdent. À la fin, il y a « Sehr geehrte Frau , » sur le papier, et la moitié des étiquettes est collée un centimètre trop bas. Le Serienbrief en fait trois étapes claires : destinataires, lettre, sortie.

À la première étape, tu récupères les adresses. Un fichier CSV d’Excel, de LibreOffice ou d’un logiciel d’association, l’outil le lit avec tolérance : point-virgule, virgule ou tabulation, guillemets, trémas de vieilles versions d’Excel, zéros perdus dans des codes postaux comme 04109. Les fichiers Excel au format .xlsx passent aussi directement, de même que des cellules sélectionnées et copiées. Quelle colonne est le prénom, le nom, l’entreprise, la rue ou la ville, l’outil le devine d’après les intitulés et te le montre pour vérification. Les colonnes qu’il ne connaît pas, par exemple numéro de membre ou cotisation, deviennent des variables à part.

Si tu travailles en équipe avec Werkzeu.ge, tu n’as souvent besoin d’aucun fichier. Contacts et entreprises arrivent en un clic du fichier clients, les collaborateurs avec leur adresse de domicile du Personarium. Les droits de ton organisation s’appliquent alors : celui qui n’a pas le droit de lire là-bas ne reçoit rien ici non plus, et l’outil te dit pourquoi. La liste des destinataires montre les doublons, les rues ou villes manquantes et les codes postaux sans cinq chiffres, avant qu’une seule feuille soit imprimée.

À la deuxième étape, tu écris la lettre une seule fois. Des variables comme {Vorname}, {Nachname}, {Firma} ou tes propres colonnes sont remplacées pour chaque destinataire. La ligne de la formule d’appel, l’outil la forme à partir de la colonne Anrede : « Sehr geehrte Frau Dr. Weber, », « Sehr geehrter Herr Kaya, » ou, si aucune civilité n’est connue ou si divers a été saisi, « Guten Tag Kim Berger, ». Les entreprises sans interlocuteur reçoivent « Sehr geehrte Damen und Herren, ». Celui qui préfère plus chaleureux choisit « Liebe Frau » ou l’interpellation par le prénom.

L’expéditeur vient de ton Amtsprofil ou de l’expéditeur de facturation de ton organisation dans Fakturen. La mise en page suit DIN 5008 forme B : champ d’adresse à 45 millimètres du haut, mention de retour au-dessus, bloc d’informations à droite, repères de pliage et de perforation en marge. Ainsi chaque lettre tient dans les enveloppes à fenêtre courantes DL et C6/5. Pour les destinataires à l’étranger, le pays figure en majuscules sur la dernière ligne, comme la poste le veut. Un aperçu te montre chaque lettre avant que tu imprimes.

À la troisième étape, tu décides de ce dont tu as besoin : un seul PDF à imprimer, des PDF individuels par destinataire en ZIP ou le rangement dans l’Aktenschrank dans le dossier Serienbriefe. Pour les enveloppes sans fenêtre, il y a des étiquettes d’adresse en quatre formats A4 courants avec 24, 21, 12 ou 8 étiquettes par feuille, avec marges, décalage et un test d’impression pour aligner, plus l’impression directe sur enveloppes DL et C6/5. Tous les PDF sont créés dans ton navigateur. Les adresses ne sont pas importées, et la liste des destinataires disparaît quand tu fermes la fenêtre. Pour le traitement licite des adresses selon le RGPD (DSGVO), tu restes responsable ; l’outil ne fait que mettre en page les lettres et ne remplace pas un conseil juridique.