Lohnvorbereitung

Zwischen der geleisteten Arbeit und der fertigen Lohnabrechnung liegt ein oft unterschätzter Zwischenschritt: die Lohnvorbereitung. Jeden Monat müssen Stunden zusammengetragen, Zuschläge berechnet, Sachbezüge und Einmalzahlungen erfasst und all das so aufbereitet werden, dass der Steuerberater damit sauber abrechnen kann. Genau dieser Schritt frisst Zeit und produziert endlose Rückfragen, wenn er unstrukturiert läuft. Die Lohnvorbereitung macht ihn nachvollziehbar.

Das Tool ist ein Satellit der Personalverwaltung und lebt von deren Daten. Die Stunden aus der Zeiterfassung fließen direkt in die Lohnvorbereitung, statt dass jemand Stundenzettel abtippt. Auf dieser Basis erfasst du die variablen Entgeltbestandteile: Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit, Sachbezüge wie den Firmenwagen oder Tankgutscheine, sowie Einmalzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld.

Bevor irgendetwas exportiert wird, rechnet das Tool eine Brutto-Netto-Vorschau. So siehst du für jeden Beschäftigten, was ungefähr herauskommt, und erkennst Fehler - eine vergessene Zeiterfassung, einen falsch erfassten Zuschlag - bevor sie in der echten Abrechnung landen. Keine Überraschungen mehr, wenn die Abrechnung vom Steuerberater zurückkommt.

Am Ende steht der Export. Die Lohnvorbereitung liefert die aufbereiteten Daten als DATEV-Datei für LODAS, sobald du die Lohnart-Nummern deines Lohnbüros eingetragen hast, und für jedes andere Lohnprogramm als klar beschriftete Übergabe-CSV. Die Datei für DATEV Lohn und Gehalt ist in Vorbereitung. Dein Steuerberater bekommt saubere, strukturierte Daten statt einer chaotischen Excel-Tabelle oder Zetteln, und die Zahl der Rückfragen sinkt spürbar. Das ist der eigentliche Sinn der Lohnvorbereitung - die Reibung zwischen Betrieb und Lohnbüro rausnehmen.

Ganz klar zur Abgrenzung: Das ist Vorbereitung, kein Abrechnungssystem. Die Lohnvorbereitung erstellt keine Sozialversicherungsmeldungen, keine ELSTER-Lohnsteueranmeldung und keine rechtsverbindliche Entgeltabrechnung. Diese Schritte bleiben beim Steuerberater oder Lohnbüro, das die Verantwortung dafür trägt. Das Tool bereitet die Daten auf und übergibt sie - nicht mehr, aber genau das gut.

Die Lohnvorbereitung ist Teil der Personalverwaltungs-Suite und erfordert die Pro-Stufe. Wer sie öffnet, landet direkt im Personalbüro, in dem Zeiterfassung, Personalakte und Lohnvorbereitung ineinandergreifen. So entsteht ein durchgängiger Weg von der erfassten Arbeitszeit bis zur exportfertigen Lohndatei, ohne Medienbruch und ohne doppelte Pflege.