E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnung kommt. Die Uhr läuft.
Keine Panik, kein Berater-Sprech: was die B2B-E-Rechnungspflicht wirklich von dir verlangt, bis wann - und wie du in zwei Minuten herausfindest, ob du bereit bist.
Bis zur Ausstellungspflicht am 01.01.2027
Zuerst für Unternehmen über 800.000 EUR Umsatz. Alle anderen folgen am 01.01.2028. Empfangen können musst du schon seit dem 01.01.2025.
Der Zeitplan, in Klartext
Vier Termine entscheiden alles. Zwei davon gelten schon. B2C ist nicht betroffen - Rechnungen an Privatkunden bleiben, wie sie sind.
Empfangspflicht - für alle
Jedes deutsche Unternehmen im B2B muss E-Rechnungen empfangen können (EN 16931: XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1, Profil EN 16931). Keine Ausnahmen, keine Umsatzgrenze. Diese Pflicht gilt bereits.
Ausstellungspflicht über 800.000 Euro
Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz müssen im B2B E-Rechnungen ausstellen. Papier und PDF sind für sie vorbei - mit oder ohne Zustimmung.
Ausstellungspflicht für alle
Die Übergangsfrist endet: Jede B2B-Rechnung zwischen deutschen Unternehmen muss eine E-Rechnung sein. Bis dahin gehen Papier und PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
Kleinunternehmer: keine Ausstellungspflicht
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen dauerhaft keine E-Rechnungen ausstellen - die Ausnahme ist nicht befristet. Empfangen können müssen sie sie aber wie alle anderen.
Während der Übergangsfrist gehen Papier- und PDF-Rechnungen nur mit Zustimmung des Empfängers. Danach sind sie im B2B keine ordnungsgemäßen Rechnungen mehr.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Keine PDF. Eine E-Rechnung sind strukturierte XML-Daten nach der europäischen Norm EN 16931 - eine Datei, die ein Programm automatisch verbuchen kann, ohne dass ein Mensch Beträge abtippt. In Deutschland zählen zwei Formate:
XRechnung
Der Standard der deutschen Verwaltung: eine reine XML-Datei (UBL- oder CII-Syntax), sonst nichts. Maschinen lieben sie, Menschen sehen spitze Klammern - eine eingebaute Ansicht gibt es nicht, die rendert deine Software. Behörden verlangen sie seit 2020, und für die B2B-Pflicht genügt sie vollständig.
ZUGFeRD / Factur-X
Der Hybrid: eine normal aussehende PDF, in der das Rechnungs-XML eingebettet steckt (PDF/A-3). Menschen lesen die PDF, Maschinen das XML - dieselbe Datei bedient beide. Als E-Rechnung zählt sie ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931; die abgespeckten Profile MINIMUM und BASIC WL nicht.
Finde in zwei Minuten heraus, wo du stehst
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Häufige Fragen
Muss ich seit 2025 wirklich schon etwas tun?
Ja. Seit dem 01.01.2025 muss jedes deutsche Unternehmen im B2B E-Rechnungen empfangen können - unabhängig von Größe, Rechtsform oder Umsatz, Kleinunternehmer eingeschlossen. Empfangen heißt: die Datei annehmen, lesen können und unverändert aufbewahren. Ein E-Mail-Postfach plus geordnete Ablage reicht als Minimum, eine Zustimmung des Empfängers braucht der Absender dafür nicht mehr.
Ich bin Kleinunternehmer nach § 19 UStG - betrifft mich das?
Halb. Ausstellen musst du dauerhaft keine E-Rechnungen - diese Ausnahme aus dem Jahressteuergesetz 2024 ist nicht befristet, sie gilt einfach. Empfangen können musst du sie aber wie alle anderen seit dem 01.01.2025. Wenn dein Lieferant dir eine XRechnung schickt, ist "kann ich nicht öffnen" keine gültige Antwort.
Reicht meine PDF-Rechnung noch?
Nur noch übergangsweise, und nur mit Zustimmung des Empfängers. Eine PDF ist rechtlich keine E-Rechnung - ihr fehlt der strukturierte XML-Teil, den Maschinen lesen können. Bis Ende 2026 dürfen alle noch Papier oder PDF verschicken, 2027 nur noch Unternehmen bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 01.01.2028 im B2B niemand mehr.
Was ist mit Privatkunden (B2C)?
Nichts. Die E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen darfst du weiter als Papier oder PDF schreiben - da ändert sich durch die Pflicht gar nichts.
XRechnung oder ZUGFeRD - was soll ich nehmen?
Beide erfüllen die Norm EN 16931, beide sind für die Pflicht gültig. Faustregel: Behörden und öffentliche Auftraggeber wollen XRechnung, im B2B-Alltag ist ZUGFeRD oft angenehmer, weil der Mensch die PDF sieht und die Maschine das eingebettete XML bekommt. Wichtig bei ZUGFeRD: ab Version 2.0.1 und im Profil EN 16931 (oder XRechnung) - die abgespeckten Profile MINIMUM und BASIC WL zählen nicht als E-Rechnung.
Was passiert, wenn ich einfach nichts mache?
Beim Empfang: Du hast keinen Anspruch auf ein anderes Format. Schickt dir ein Lieferant eine E-Rechnung und du kannst sie nicht verarbeiten, ist das dein Problem - bis hin zum Risiko beim Vorsteuerabzug, wenn keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Beim Ausstellen: Ab deinem Stichtag (2027 oder 2028) ist eine PDF im B2B keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Geschäftskunden können sie zurückweisen, und du telefonierst deinem Geld hinterher. Früh anfangen ist schlicht billiger als spät hektisch werden.
Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz und Jahressteuergesetz 2024. Diese Seite erklärt, sie berät nicht - für Sonderfälle sprich mit deiner Steuerberatung. Ein Datum veraltet? Sag Bescheid, wir korrigieren lieber, als zu verteidigen.